Как экономить на бухгалтерском учете (и при этом не рисковать)

Деньги — двигатель бизнеса, но кто говорил, что управление этими деньгами должно быть дорого? Если бы был способ сэкономить на бухучете, не рискуя при этом финансовым благополучием компании — вы бы им воспользовались?

А он есть. И не один. В этой статье подробно рассмотрим такие способы — выбирайте на здоровье.

Перед тем, как что-то экономить — неплохо бы знать, что именно мы собираемся экономить.

Если вы подумали “Очевидно же — зарплату бухгалтеров” — вы очень мало знаете о мире. Зарплата — далеко не все, на что вы тратитесь для поддержания работоспособности бездушной машины бухучета.

Давайте-ка посчитаем на пальцах.

• Отчисления на сотрудников

Да-да, к зарплате нужно еще прибавить сумму страховых взносов, которые вы платите за сотрудников бухгалтерии.

• 1С и ее обслуживание

Или не 1С, а любая другая программа для ведения бухгалтерии. И странному мальчику в свитере, который приходит по кодовой фразе “Я что-то нажала, и всё сломалось” платить тоже нужно.

• Информационные базы, консультации специалистов

СБИС тоже не бесплатный, не говоря уж о необходимости что-то узнать у узкоспециализированных экспертов.

• Печати, канцелярия, обслуживание техники, сейф, охрана для архивов

Кто же откажет хорошему бухгалтеру в розовеньком текстовыделителе с ароматом ежевики?

• Рабочие места

Стола и табуретки вряд ли хватит — наверняка начнутся капризы из серии “Считать на счётах неудобно”, “Пожалуйста, давайте уберем куда-нибудь документы с пола”, “Мне некуда повесить куртку” и т.п.

• Курсы повышения квалификации

Бухгалтерия — это не совсем как езда на велосипеде, когда один раз выучился и всю оставшуюся жизнь умеешь. Уметь-то, возможно, бухгалтер и умеет — вот только государство заботится о том, чтобы у нас не развивался Альцгеймер от монотонности работы, и регулярно меняет все требования. Поэтому, увы и ах, бухгалтеров приходится еще и регулярно дообучать.

• Штрафы и пени

Это особенно актуально, если вы пренебрегаете предыдущим пунктом. Не отследил вовремя изменение сроков сдачи отчетности — пожалуйста, держи штраф.

• Упущенная выгода

Логично вытекает из всего предыдущего. Могли же вы деньги, потраченные на вышеперечисленное, инвестировать куда-то? Могли. Вот вам и упущенная выгода.

Надеемся, пальцев хватило всем.

Много, да? Ничего страшного! Чем больше статей затрат, тем больше возможностей для экономии.

Мы вот нашли для вас целых 16 способов. Еще и распределили их для вашего удобства — по степени моральных и материальных затрат на организацию.

1С — это не так дешево, как кажется. Там и сама программа, и сервер, и программист, а то и не один. Это в хорошем случае, если вы не забываете делать бэкапы. Иначе можно столкнуться с ситуацией, что всё рухнуло, и вам нужно продать почку за восстановление данных.

Облачная 1С обойдется значительно дешевле. Заплатили за облако, и все остальное — уже не ваша проблема. Там и сервера профессиональные, и бэкапы регулярные, и программисты специально обученные, и круглосуточная поддержка.

Ничего никогда не потеряется и ни к кому постороннему не попадет — информация в облаке хранится закодированной, а доступ к данным — только у вас.

Никакой больше возни с обновлениями и обслуживанием. Так что сэкономите не только деньги, но и время.

Звучит сурово. Но, увы, слепое доверие окупается не так часто, как хотелось бы. Штрафы, пени и переплаты по налогам тоже, знаете ли, звучат сурово. Проще на регулярной основе интересоваться, что там творится в этой вашей бухгалтерии, чем потом оплакивать упущенные деньги.

Уточним, интересоваться — это не только проверять результаты. Это еще и проверять, не свихнулся ли сотрудник от бухгалтерской работы (это не так уж и сложно). Здесь нам на помощь спешит регулярная аттестация сотрудников.

А в идеале — еще и зафиксировать в трудовом договоре бухгалтера ответственность. Тогда, возможно, специалист сам подумает — а не начать ли регулярно мониторить изменения в законодательстве и наши финансовые дела.

Но вы все-таки проверяйте.

Вытекает из предыдущего пункта. И это особенно актуально для давно работающих предприятий, где “Мы все здесь как одна семья”. Возможно, для вас ваш бухгалтер — все еще та Галка, с которой вы 20 лет назад юные и кудрявые рука об руку начали строить светлое будущее. И, конечно, грех не повышать регулярно зарплату такому ценному сотруднику.

Но вы все-таки зайдите на сайт с вакансиями.

Возможно, вас ждет неприятный сюрприз, и новая Галка на рынке труда выставлена в 5 раз дешевле, да еще и с кучей дополнительных опций. Но не переусердствуйте — если что-то слишком дешево, это неспроста и может иметь самые неожиданные негативные последствия.

Законодательство меняется. И вы тоже меняетесь.

Если вы всегда платили налоги именно так — это не значит, что вы всё делаете правильно. Возможно, с тех пор изменились ставки, изменились требования и лимиты по определенным налоговым режимам. А может, вы сами дослужились до определенных льгот.

Проверяйте это регулярно самостоятельно, как наиболее заинтересованное лицо, и бухгалтеру такую задачу тоже ставьте. Если у вас есть сомнения, или вам некогда с этим разбираться — всегда можно заказать услуги аудитора. Оставляйте заявку — мы вам и слабые места найдем, и дадим рекомендации по устранению.

Да, следить за изменениями нужно — мы сами это написали в пункте выше. И да, многие по инерции оплачивают дорогостоящие ресурсы - агрегаторы информации по теме, журналы, базы данных. Но если ваша цель — не тратить то, что можно не тратить, стоит пойти другим путем.

У всех ведомств есть свои сайты и часто соцсети, где они оперативно отражают всю необходимую информацию. Если повезет — еще и с мемчиками. Потратьте время один раз и подпишитесь на всех, кто может повлиять на ваши финансы. Готово — вы сами себе агрегатор информации.

А если хочется каких-то лайфхаков или рассмотрения сложных вопросов — всегда можно найти компетентные площадки для этого. Например, мы регулярно пишем полезные статьи для бизнесменов - что-то вроде “Как сэкономить на бухгалтерском учете (и при этом не рисковать)”.

Все мы знаем, что работа — это не только сидеть и заниматься своими прямыми обязанностями. Это и ругань с айтишниками, и совещания, и гору документов по папкам разложить, и с производства нужные данные для отчета выбить.

Всё это сильно отвлекает от важной работы, за которую вы бухгалтеру и платите, и повышает вероятность ошибок и постоянных авралов. Сложно думать об оптимизации затрат, когда у тебя декларацию надо было подать вчера, а ты сидишь на совещании, где вообще-то о бухгалтерии и речи нет.

Подумайте — может, бумаги по папкам разложит секретарь, а айтишника стоит поискать более компетентного?

Тут все просто — это позволит избежать некорректных платежей и проблем с учетом. Свежие данные — залог того, что и платеж пойдет туда, куда нужно, и налоговая не спросит, зачем вы платите уж два года как покойному ИП.

Быть в курсе последних изменений и эффективных методов учета — работа бухгалтера. Но бизнес-то ваш. Пусть даже вы не всё поймете, всегда можно будет потом обратиться к бухгалтеру с вопросом “Маш, я тут что-то слышал про АУСН, нам такое не подходит?”.

Контроль финансового состояния компании — задача важная сама по себе. Но и в экономии расходов на бухгалтерию это тоже пригодится. Если по какой-то статье в периоде значительная переплата или недоплата — это повод задуматься, что пошло не так. Не связано ли это с недостатком данных у бухгалтерии, неучтенной налоговой выплатой или банальной двойной оплатой за что-то?

Может, вы бумагу по привычке берете у старого поставщика, а его уже давно подпирают конкуренты с более выгодными ценами?

Или пора вспомнить заветы Гринписа и перейти на более энергоэффективное оборудование?

И точно ли вам нужны все эти внутренние отчеты именно в бумажном виде, в совокупности с дополнительным местом в архиве?

Почему бы не использовать возможности сервисов и программ, чтобы автоматизировать рутинные задачи? Например, аналитика ввода первички, контроль схождения отчетности и многие другие задачи. Часто средства для этого уже встроены в 1С — достаточно просто их найти.

Это не только экономично, но и экологично.

С помощью ЭДО можно делать всё — отправлять документы в банк и контрагентам, получать их обратно, сдавать отчеты, формировать прайс. Возможности для ЭДО предусмотрены и в 1С, и в множестве сторонних сервисов.

Сложно? Не знаете, как выбрать и настроить? Зато мы знаем! оставляйте заявку, и мы подберем для вас лучший вариант, с учетом ваших потребностей.

Если вы обдумали пункт об оптимизации времени сотрудников и пришли к выводу, что не получается — есть другой выход. Оставьте при себе самого профессионального бухгалтера или нескольких, которые глубоко в курсе вашей работы и без них вы жизни не представляете.

А остальное свалите на аутсорсеров. Пусть они и копаются во всякой текучке.

Вся рутина будет сделана, причем грамотно, а у вас сократятся рабочие места и затраты на персонал. И ваш бухгалтер наконец-то выдохнет и спокойно займется дальнейшей оптимизацией.

Мы уже рекомендовали это ранее, но как разовое мероприятие. Но если у вас малый/средний бизнес и вы самостоятельно ведете учет, либо у вас всего один бухгалтер — стоит добавить элемент регулярного контроля.

Подключайте сторонних специалистов или аудиторов — пусть раз в квартал проверяет, что вы успели наделать, дает рекомендации, помогает с отчетами и уходит.

Это обойдется дешевле дополнительного сотрудника в штат, и значительно дешевле, чем возможные штрафы и упущенная выгода.

Если вы используете облако и ЭДО — это вообще не проблема с технической стороны.

Пусть сидят дома, экономят на бензине/оплате проезда, и помогают экономить вам на аренде и рабочих местах. Если совсем не хотят — есть и более радикальный вариант. Найдите тех, кто хочет. Наймите новых сотрудников сразу на удаленку — лучше всего из регионов, где уровень заработной платы ниже, чем в вашем. Бизнесмен вы, в конце концов, или кто?

Вы можете полностью передать бухгалтерию на сторону. Серьезно, просто передать и никогда больше этим не заниматься. И это действительно обойдется дешевле по многим статьям.

Конечно, компании на аутсорсе сталкиваются с определенными проблемами. Мы освещали это в нашей статье “С какими проблемами сталкиваются компании на аутсорсе”, если еще не читали — самое время ознакомиться. Если читали — то вы в курсе, что мы в G эти проблемы у себя уже решили. Но вы всегда можете задать дополнительные вопросы, оставив заявку на консультацию. Если получить свободу от бухгалтерии для вас звучит как мечта — мы рады познакомиться поближе.

В конечном итоге, выбор способа сэкономить на бухгалтерских услугах зависит от ваших потребностей и бюджета. Но не забывайте, что экономия не должна идти в ущерб качеству и надежности.

Ищите баланс между сокращением расходов и сохранением профессиональной поддержки. А мы с удовольствием вам в этом поможем.