Подготовка к налоговым проверкам с помощью бухгалтерского аутсорсинга

Ведение бизнеса в России неразрывно связано с контролем со стороны налоговых органов. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, охватывать разные периоды и участки деятельности. Для предпринимателя налоговая проверка — это всегда стресс, даже если с учётом всё в порядке. Именно поэтому качественная подготовка и профессиональное сопровождение становятся критически важными. Аутсорс бухгалтерии позволяет снизить риски, быстро собрать документы, ответить на запросы ФНС и избежать штрафов.

Особенно это важно для компаний, которые вели учёт с нарушениями, меняли бухгалтера или не уверены в полноте отчетности за прошлые периоды. В таких случаях услуга бухгалтерского аутсорсинга — это не просто подстраховка, а фактор сохранения бизнеса.

Налоговые проверки бывают камеральные и выездные.

Также возможны:

Когда компания получает уведомление о проверке — будь то камеральная или выездная, — главное в этот момент не паниковать, а действовать чётко и по плану. Если бизнес уже находится на бухгалтерском аутсорсинге, или подключает его заранее, это даёт существенные преимущества.

Аутсорсер в первую очередь проводит экспресс-аудит уже сданной отчетности, сверяя:

Также проводится сверка с фондами (ПФР, ФСС), контрагентами, банками — это позволяет выявить и устранить расхождения заранее, а не в момент визита инспектора.

Одна из главных задач — обеспечить быстрый и полный доступ к первичным документам:

Аутсорсинговая компания систематизирует архив, формирует пакеты по периодам и участкам учета, предоставляет инструкции по структуре документов — это производит положительное впечатление на проверяющих и ускоряет процесс.

Если от ФНС поступает требование о пояснении расхождений или дополнительной информации — аутсорсер:

Многие аутсорсинговые компании работают с ФНС напрямую — через доверенность от клиента. Это позволяет:

Даже если проверка уже стартовала, аутсорсер может минимизировать её последствия:

Даже при добросовестном подходе предприниматели и бухгалтера нередко допускают ошибки, которые становятся причиной претензий со стороны ФНС. Ниже — ключевые риски, которые чаще всего всплывают во время проверок, и как аутсорс помогает их избежать.

Без правильно оформленных договоров, актов, накладных, счётов-фактур нельзя подтвердить расходы или доходы. Даже если операция была, налоговая может исключить её из расчётов, что повлечёт доначисления налогов и штрафы.

Пример: Компания закупила материалы у контрагента, но не оформила акт приема-передачи. В ходе выездной налоговой проверки ФНС исключила эту сумму из расходов. При аутсорсинге бухгалтер требует документы по шаблонам и ведет учет на каждом этапе сделки.

Некорректное применение ставок, пропуск вычетов, двойной учёт авансов или занижение дохода — всё это может быть расценено как нарушение.

Пример: ИП применял вычет по страховым взносам, но не подтвердил оплату в нужный срок. Это автоматически повлияло на расчёт УСН. Аутсорсер контролирует сроки и суммы, сверяет данные с банком и ПФР.

Даже одна неучтенная выплата зарплаты или неоформленный договор ГПХ может стать основанием для доначислений по НДФЛ и страховым взносам.

Пример: ООО платило подрядчику по устной договоренности — без договора и отчетности. Проверка выявила это как скрытую занятость. Аутсорсер готовит шаблоны договоров, регистрирует выплаты и рассчитывает налоги.

Нарушения в ПКО, РКО, превышение лимитов по наличным, несвоевременные оприходования средств — всё это влечёт штрафы.

Пример: Кассовая книга не велась 3 месяца. Налоговая оштрафовала ИП. С аутсорсингом — документооборот автоматизирован, ведение кассы под контролем.

Попытки «оптимизировать» налоги при помощи сомнительных схем, дробления бизнеса или фиктивных операций могут привести к блокировке счета и уголовной ответственности.

Пример: ООО делало закупки через аффилированное ИП, снижая прибыль. Проверка выявила связи и доначислила налоги. Аутсорсер помогает выстроить легальную схему оптимизации с учетом всех требований.

Подготовка к проверке — это не разовая акция, а системная работа по выстраиванию прозрачного, устойчивого учета. Иногда бизнес справляется своими силами. Но есть ситуации, когда обращение к специалистам — это единственный разумный путь.

•Ведением учета занимался не бухгалтер, а владелец бизнеса или помощник

Такая ситуация типична для ИП или микропредприятий. На первый взгляд, всё под контролем, но при проверке выясняется: не хватает документов, не соблюдена кассовая дисциплина, налоговые расчеты упрощены «на глаз». Аутсорс помогает быстро провести аудит, восстановить документы и подготовить пояснения.

•Менялся бухгалтер — особенно без передачи дел

Смена бухгалтера без формального закрытия отчетных периодов, архивации документов и сверок с фондами почти всегда ведёт к ошибкам. Специалисты аутсорсинговой компании проводят экспресс-анализ предыдущих периодов и закрывают риски до того, как к ним доберётся налоговая.

•Компания переходила с одной системы налогообложения на другую

Любая смена режима (например, с УСН на ОСН или с Патента на УСН) требует корректного закрытия и открытия учёта. Ошибки в переходе — частая причина претензий ФНС. Аутсорсер обеспечивает юридически правильную передачу и сверку данных.

•Бизнес работал с «неудобными» контрагентами

Работа с ИП без НДС, аффилированными организациями или партнерами, попавшими в чёрные списки, — это повод для особого внимания со стороны ФНС. Аутсорс помогает проверить контрагентов, объяснить операции и защитить клиента.

•Появились запросы от ФНС или внеплановая проверка

Если пришло требование о пояснении, запрошены документы или назначена выездная проверка — действовать нужно быстро и грамотно. Специалисты аутсорсинга знают порядок взаимодействия, готовят комплект документов и отвечают от имени клиента (по доверенности).

•Не уверены, что всё в порядке с учётом за прошлые периоды

Если в отчётности были недостоверные данные, или отчёты сдавались «как получится», поддержка экспертов особенно важна. Бухгалтеры аутсорсинговой компании проводят сверки, уточняют декларации, корректируют ошибки и формируют надежную позицию перед налоговой.

Многие предприниматели до сих пор считают, что аутсорсинг — это только для крупных компаний или слишком дорого. На практике же стоимость услуг сопровождения вполне доступна и зачастую ниже, чем содержание штатного бухгалтера, особенно если учесть налоги, отпускные, выплаты и риски ошибок.

Стоимость бухгалтерского обслуживания формируется индивидуально и зависит от:

G-Бухгалтерия — это команда профессиональных бухгалтеров, налоговых консультантов и менеджеров, которые сопровождают бизнес по всей России. Мы помогаем предпринимателям:

Работаем строго по договору, используем цифровые каналы связи и храним всю отчетность в электронном виде. Более 150 клиентов по всей стране доверяют нам сопровождение своего бизнеса.

Если вы хотите быть уверены в своем учете, не бояться налоговых проверок и работать с государственными органами профессионально — доверьте подготовку к проверке команде G-Бухгалтерия.

Оставьте заявку на сайте, и мы бесплатно проконсультируем вас по готовности к проверке.

Или позвоните нам — мы подскажем, с чего начать, и предложим решение под ваш бизнес.