С какими проблемами сталкиваются клиенты при переходе на аутсорсинг?

Передача бухгалтерии на аутсорсинг — отличная идея.

Серьезно, за вас просто делают сложную работу, которая вам не нравится и не должна нравиться. У вас освобождается и время, и место в штате (особенно это важно, если ваш налоговый режим имеет ограничения по количеству персонала). Да еще и стоимость услуг аутсорсеров часто меньше, чем зарплата всей бухгалтерии.

И всё, и бухгалтерия — больше не ваша ответственность. И в любых ее проблемах виноваты не вы. Если, конечно, вы аутсорсера не обманываете. Тут как с врачом — ему нужно знать истинное состояние дел, чтобы его исправить.

Так, стоп, с аутсорсингом тоже бывают проблемы?

Ну конечно, бывают.

Просто умные компании извлекают из них уроки, дорабатывают свои рабочие процессы, вносят соответствующие изменения. И проблемы исчезают, как по волшебству.

Мы — умная компания.

В этой статье мы собрали наш опыт решения проблем, которые могут возникнуть у вас при переходе на аутсорс бухгалтерских услуг. Пользуйтесь.

Наверное, самое неприятное, с чем можно столкнуться. Штрафы и пени от налоговой, возможная блокировка счетов компании и приостановка работы идут в комплекте.

Почему это может случиться:

• Отсутствие качественного планирования

Все процессы требуют определенного времени. Если не оценить имеющиеся ресурсы и не составить план загрузки — можно столкнуться с отмазками бухгалтера из серии: “Работать 24,5 часа в сутки нереально”, “Пожалуйста, отпустите поспать”, “Я не видела семью уже два месяца”. Кому это надо?

• Отсутствие системы управления проектами

Кто-то должен быть ответственным за результат. И этот кто-то должен иметь в распоряжении все необходимые данные, уметь координировать работу сотрудников, следить за сквозными процессами. Если нет подходящей программы для трекинга задач — что-нибудь точно потеряется.

• Отсутствие индивидуального подхода в задачах

Если у аутсорсера стоит задача “копать от забора до обеда” — он может просто сделать не те отчеты, что нужны вам, а стандартные. И нужного вам отчета там не будет. Особенно, если аутсорсер не видел семью уже два месяца.

Как это решили мы:

• Используем многоступенчатую систему контроля

Работу каждого исполнителя контролируют: бухгалтеры рабочих групп, главный бухгалтер и менеджер по сопровождению, который всегда в курсе всех ваших печалей и радостей. На каждом шаге мы контролируем все серьезные и крупные задачи. Наш таск-менеджмент настолько эффективен, что ниже про него есть отдельный пункт.

• Эффективный таск-менеджмент

Мы используем несколько планировщиков, под каждую группу задач. Все клиентские задачи ведутся в CRM УФА от 1С. Ведется полный контроль работы бухгалтеров, исполнения задач и времязатрат.

В самом начале работы с клиентом мы выстраиваем цепочку повторяющихся и разовых задач, что позволяет нам не тратить время на бесполезные планерки и вести планирование быстро и эффективно. У нас задачи не теряются.

Тоже неприятненько. В какую сторону ни ошибись — будет плохо. Переплатили — потратили лишние деньги, и хорошо, если заметили и сможете учесть в следующих периодах. Не заметили — налоговая за вас искать не будет. Недоплатили — держите в лучшем случае пени, в худшем — штраф в 20-40% недоплаты в довесок к пеням.

Почему это может случиться:

• Нет учетной политики и регламента в части расчета налогов

Нет инструкции — бухгалтер на аутсорсе сделает так, как считает правильным. И не факт, что его авторское видение совпадает с тем, что вам реально нужно.

• Нет системы проверки внесенных документов и отчетности

При отсутствии такой системы вариантов накосячить — великое множество. От задвоенных, внесенных с ошибками или вообще не внесенных документов, до математических ошибок в итоговой отчетности.

Как это решили мы:

Мы работаем по четким регламентам учетной политики. Эти регламенты разработаны с участием аудиторов, налоговых консультантов и узких специалистов, а потом еще десять раз перепроверены и с теоретической, и с практической точки зрения.

Наша деятельность находится под строгим контролем 1С. Мы регулярно проходим внутренний аудит — и нас об этом никто не предупреждает. Съесть неправильные документы, посидеть ночку и исправить все ошибки — такой возможности нам не дают.

Приходится просто всё делать правильно.

Хотите, чтобы и у вас всё было правильно? Легко! Оставьте заявку на сопровождение, и мы поможем забыть ошибки, как страшный сон.

Кому не хочется, чтобы на его сообщения оперативно отвечали, а поставленные задачи принимались и выполнялись вовремя?

Если этого нет — мы просто чувствуем себя нелюбимыми.

Почему это может случиться:

• Сотрудники на аутсорсе перегружены

Сложно быстро принять задачу, если у тебя перед этим еще целая очередь таких же задач от других клиентов, сдать которые нужно было вчера.

• Нет специального человека для коммуникации

Не менее сложно принять задачу вовремя, если помимо этого твоя работа — считать налоги, искать расхождения в бюджете и протирать кофемашину.

• Нет регламентов по коммуникации, программных средств для контроля задач, системы контроля

Чтобы принять задачу вовремя — нужно иметь общую базу, в которую задача будет внесена, инструкции по ее принятию и исполнению. И неплохо бы еще было, чтобы кто-то проверял, что все делается верно.

Как это решили мы:

• За каждым клиентом закрепляется ведущий бухгалтер, который и коммуницирует с клиентом. О всех коммуникациях с клиентами осведомлен менеджер по сопровождению клиентов, которые подключаются для урегулирования спорных ситуаций и организационных вопросов.

• Все задачи распределены таким образом, чтобы не попадать в “аврал”. Ваша проблема никогда не будет для нас некстати — любой задаче всегда найдется своевременный отклик в нашем сердце и на деле.

Бухгалтерия — творческая работа.

Тут не бухгалтеры покрутят пальцем у виска, а бухгалтеры понимающе вздохнут. Безусловно, есть шаблонные задачи и шаблонные решения, и их важно использовать для оптимизации процессов.

Но иногда бухгалтерские аутсорсеры слишком увлекаются, и на поток идет всё. Тогда есть риск, что специалист превратится в бездумную машину, выполняющую скрипт и не учитывающую ваших особенностей и возможностей.

Разве машина может подсказать вам, как сэкономить на налогах? Или намекнуть, что вот тут можно решить задачу иначе, а вот это вообще не делать?

Кроме того, не все аутсорсеры понимают, что ваши хотелки — далеко не всегда хотелки. Нередко это необходимки — потому что к вашей сфере есть особые требования по использованию ПО, потому что вашу задачу нельзя реализовать общедоступным способом — да мало ли, какие причины заставляют вас требовать решить задачу именно определенным образом.

Как это работает у нас:

• Индивидуальный подход

Банально, но работает. Все-таки (бухгалтеры, не читайте следующее предложение) бухгалтерия, в том числе на аутсорсе, должна работать для обеспечения деятельности компании, а не наоборот. Поэтому мы, безусловно, учтем ваши требования и пожелания, разберем причины каждого и найдем оптимальное решение именно для вас. Понадобится для этого отойти от внутреннего регламента - отойдем.

• Неравнодушные, мотивированные сотрудники

Мы тщательно подбираем сотрудников, которые не просто умеют работать правильно, а умеют думать и проявлять инициативу. И главное — любят свою работу. Любимую работу всегда хочется улучшить и сделать еще краше. Поэтому, если наш сотрудник увидит для вас возможность что-то улучшить — он обязательно это предложит и поможет реализовать. Просто чтобы самому гордиться результатом.

Даже если вы передали на аутсорс всё — это по-прежнему ваш бизнес, вами рожденный и выращенный. И, конечно, вы хотите знать, насколько хорошо о нем заботятся.

И уж точно хотите знать, за что, собственно, платите.

Отсутствие отчетности от аутсорсеров вас такой возможности лишит. Как и возможности проконтролировать, что всё идет по плану.

А доступ в базу вообще может понадобиться в любой момент любому сотруднику, связанному с документами. Не только для решения глобальных вопросов по деятельности компании.

Едва ли вам хочется решать вопрос “Вась, почему мы там эти-как-его-штуки-железные покупали в позапрошлом ноябре?” через аутсорсеров вместо того, чтобы посмотреть самостоятельно.

Не говоря о том, что, если с базой что-то случится — вам придется неслабо выложиться за её восстановление.

Почему такое может быть:

• Отсутствие регламентов

Это вообще корень многих проблем. Нет регламентов в этой части — не факт, что бухгалтер сам проявит инициативу по предоставлению вам отчетности о вашем же бизнесе.

• Непродуманная работа с серверами

Аутсорсеры не всегда хотят давать посторонним доступ к серверам. Мало ли, что вы там увидите — например, возможные ошибки. К тому же, в целях экономии в одной базе может вестись несколько разных клиентов, и вычленять данные именно по вам — долго, сложно и скучно. А еще — не всегда настраивается резервное копирование, и тогда ваши данные далеко не в такой безопасности, как вас уверяют. А мы, вообще-то можем делать резервные копии хоть каждый день!

Как это решили мы:

Ваша база развернута на наших серверах, и у вас всегда есть доступ через браузер, в любой точке, где есть интернет. Даже если мы все спим — изучайте свою базу на здоровье. Комментариев неприличных мы в базе не оставляем, ошибки безжалостно пресекаем, так что скрывать нам нечего.

Теперь вы знаете, с какими проблемами можно столкнуться при переходе на аутсорс, и как с этим бороться.

И знаете, к кому обратиться за качественным решением по аутсорсу бухгалтерии.

Мы-то все эти проблемы давно решили. И ваши решим.