Как выбрать бухгалтерию?

Выбор бухгалтерии - задача не из простых, тут надо все тщательно взвесить и обдумать. От правильного выбора зависит очень многое - вплоть до судьбы вашего бизнеса.

Мы постараемся облегчить вам муки выбора - расскажем о способах ведения бухгалтерии, на что обратить внимание и какие вопросы задавать, чтобы сделать правильный выбор.

Вести бухгалтерию можно по-разному. И каждый способ хорош и плох по-своему.

Например, вы вполне можете вести бухгалтерию самостоятельно. Возможно, вам даже понравится. Вы бросите свой бизнес, станете бухгалтером, купите себе деревянные счеты… В общем, осторожнее с этим.

Можно взять себе в помощь автоматизированные средства ведения бухгалтерии, которые не дадут вам слишком активно ошибаться.

Если вы боитесь реально бросить бизнес и выбрать бухгалтерию - тогда можно нанять штатного бухгалтера, который будет заниматься этим за вас. Он уже сам сделал свой выбор профессии, вот пусть и несет за него ответственность.

Еще вариант - найти приходящего бухгалтера, чтобы не торчал целыми днями в офисе, а приходил только по необходимости или по расписанию.

Кстати, никто вам не мешает отправить штатного бухгалтера на удаленку. Пусть сидит дома с котом на коленях, если отчетность от этого не страдает.

А еще можно стильно, модно, молодежно - передать ведение бухгалтерии на аутсорсинг и вообще не заниматься этим самостоятельно.

Вариантов много - только выбирай. Но на практике не все варианты подходят одинаково всем. Не стоит выбирать по принципу “У Сереги так, значит, и мне пойдет”. Нужно все-таки подобрать то, что подходит именно вам, к чему лежат душа, кошелек и бизнес-процессы.

Чтобы помочь вам в этом нелегком выборе - давайте рассмотрим каждый вариант подробно, со всеми плюсами и минусами.

Самостоятельное ведение бухгалтерии подходит тем, кто любит ответственность. Признайтесь, вы были в универе старостой?

Плюсы самостоятельного ведения очевидны: это ваша территория, вы полностью контролируете свой учет, можете адаптировать систему под свои нужды. Еще и экономите.

Не нужно платить зарплату чужому дяде или тете, не нужно оборудовать им рабочее место, слушать истории про их детей и собак.

Тут, правда, вопрос - точно ли ваше время дешевле, чем время бухгалтера?

Зато вам доступна большая гибкость - например, вы можете самостоятельно определять, какие операции должны быть отражены в учете, а какие нет. Конечно, соизмеряя свои представления с положениями законодательства.

Но есть нюанс. Для ведения учета нужно уметь его вести.

Если вы не обладаете необходимыми знаниями, придется потратить время на то, чтобы их получить. А этому, между прочим, несколько лет учат в учебных заведениях.

А еще самостоятельное ведение бухгалтерии будет занимать много времени и сил - особенно с непривычки. И время это придется отнимать от того времени, которое вы могли бы потратить на развитие бизнеса.

Еще один минус - вы полностью контролируете свой учет. Стоп, что? Это же было в плюсах, вроде как.

Так и есть. Это и плюс, и минус. Не на кого свалить ответственность. Никто не укажет вам на ошибку. Никто не поможет исправить последствия. Все в ваших руках - в том числе, и последствия ваших действий.

Но если вы готовы к этому, то почему бы и нет?

Кому точно не подходит самостоятельное ведение бухгалтерии:

• крупным компаниям и предприятиям со сложной структурой;
• вам, если вы не славитесь внимательностью к деталям и любовью к цифрам.

Штатный бухгалтер - это для тех, кому нужен постоянный доступ к услугам специалиста. Важное условие - отсутствие желания заниматься бухгалтерией самостоятельно.

Если это - ваш вариант, не забывайте при подборе специалиста учитывать следующее.

Во-первых, необходимо определить, какие именно задачи будет выполнять бухгалтер. Да, ему виднее, что там в бухгалтерии надо делать. Но вам тоже неплохо бы хоть немного понимать, за что вы платите и есть ли в этом потребность.

Во-вторых, нужно учитывать опыт работы бухгалтера и его квалификацию. Если у вас сложная специфика - нужно искать того, кого она не пугает.

В-третьих, стоит обратить внимание на отзывы о работе бухгалтера от предыдущих работодателей. Если слишком активно хвалят - зачем тогда уволился(или уволили)?

И, конечно, не игнорируйте собеседование - это позволит не только почувствовать себя важным, но и лично оценить профессиональные навыки и личные качества бухгалтера. Вам, в конце концов, этому человеку доверять важную часть бизнеса.

Главный плюс штатного бухгалтера, постоянно присутствующего на работе - он может помочь с решением текущих вопросов и прямо на месте проконсультировать по всем вопросам. Для этого не нужно сочинять техническое задание, вызванивать его. Просто крикнуть погромче “Михална, зайди, пожалуйста” - и вопрос решится.

Штатный бухгалтер, работающий уже некоторое время, знает все тонкости работы компании, знает, кого и когда пнуть для ускорения, чьи данные перепроверить двадцать раз. Это позволяет ему быстрее и точнее решать возникающие проблемы.

Что немаловажно, он несет ответственность за свою работу перед руководством компании, законом и собственной совестью.

Однако, у этого подхода есть и минусы.

В первую очередь - высокие затраты. Помимо непосредственно зарплаты бухгалтеру придется еще, как минимум, тратиться на:

• страховые взносы за сотрудника;
• оплату отпусков, декретов и т.п.;
• обеспечение рабочего места;
• обучение и повышение квалификации.

Кроме того, штатный бухгалтер - это отсутствие гибкости. Если он заболеет или уйдет в отпуск, придется что-то решать, причем срочно.

Кому не подходит:

• тем компаниям, которые не могут позволить себе высокие затраты на содержание штатной бухгалтерии;
• тем, кто предпочитает самостоятельно заниматься бухгалтерией и не нуждается в помощи специалиста.

Удаленное ведение бухгалтерии подходит тем компаниям, которым не нужен постоянный доступ к бухгалтерии, но при этом они хотят получать качественные услуги.

Главный бонус бухгалтера на удаленке - снижение затрат на аренду офисных помещений и содержание рабочего места.

Вместо этого вы можете привлечь профессиональных бухгалтеров из любой точки мира, что позволит сэкономить на оплате труда, если проявить определенный цинизм и поискать специалиста в регионах.

Но удаленное ведение бухгалтерии имеет свои ограничения.

Во-первых, оно может потребовать дополнительных затрат на коммуникации и обеспечение безопасности данных.

Во-вторых, удаленный доступ помещает вам следить за каждым шагом бухгалтера. Вдруг он не работает, а собаку гладит весь день? А вдруг он еще ей и ваши секретики рассказывает?

В-третьих, некоторые виды задач, такие как подготовка налоговой отчетности, могут требовать личного присутствия бухгалтера на территории компании.

Кому не подходит:

• компаниям, которым нужен постоянный доступ к бухгалтеру и консультации по текущим вопросам;
• крупным компаниям с более сложной бухгалтерией;
• тем, кто считает, что работа из дома - не настоящая работа.

Приходящий бухгалтер подходит тем компаниям, которые не хотят нанимать штатного бухгалтера, но нуждаются в том, чтобы видеть специалиста живьем время от времени.

Такой специалист предоставляет свои услуги периодически. Он может работать как на постоянной основе, так и по вызову.

Плюсы такого подхода - компания не тратит деньги на зарплату бухгалтера постоянно, а только тогда, когда он нужен.

Приходящий бухгалтер может работать по гибкому графику, что удобно для компаний с неравномерной загрузкой - и для самого специалиста.

Услуги приходящего бухгалтера при этом обычно стоят дешевле, чем штатного специалиста.

При этом у такого способа есть ряд недостатков. В первую очередь, приходящий бухгалтер не всегда находится под постоянным контролем компании, а это - риск ошибок в работе.

Приходящий бухгалтер, не стоящий регулярно с коллегами у кофемашины, может не знать всех особенностей работы компании, что также может привести к ошибкам.

Работа с приходящим бухгалтером может быть сложной из-за необходимости координации его работы с другими специалистами. Это вам не с печеньками рабочие вопросики решать, ага.

Кроме того, качество услуг приходящего бухгалтера может быть ниже, чем у штатного специалиста.

Кому не подходит:

• компаниям, которым нужен постоянный доступ к бухгалтеру и помощь с текущими вопросами;
• тем, кому важно, чтобы бухгалтер был погружен в дела компании и мог отследить какие-то неочевидные нюансы;
• тем, кому важна уверенность в качестве работы специалиста.

Автоматическое ведение бухгалтерии - это система, которая позволяет выполнять все необходимые операции без участия человека.

То есть, программное обеспечение, которое автоматически обрабатывает данные, выполняет расчеты и формирует отчеты.

Автоматизация - дело хорошее, имеющее ряд преимуществ.

Например, использование специализированных программ позволяет значительно сократить время на выполнение рутинных операций.

Автоматизированные системы учета позволяют избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, а также быстро получать информацию о состоянии дел в компании, анализировать данные и принимать обоснованные решения.

У железки или набора кода точно не болит голова и нет плохого настроения, которым можно оправдать ошибки. Да и в декрет она не уйдет.

Несмотря на это, автоматизация бухгалтерского учета имеет и свои недостатки.

Во-первых, это требует наличия специальных знаний и навыков, какую кнопочку тыкать.

Во-вторых, автоматическое ведение бухгалтерии будет менее гибким, чем ручное, и не всегда даст учитывать все особенности конкретной ситуации.

В-третьих, автоматическое ведение бухгалтерии может обойтись дороже, чем ручное или удаленное, из-за необходимости приобретения и поддержки программного обеспечения.


В случае же сбоя в работе программного обеспечения могут быть потеряны важные данные.

Кому не подходит:

• компаниям, которые требуют высокой степени гибкости и не хотят ограничивать себя рамками программного обеспечения;
• компаниям с узкой спецификой, которая сложно поддается автоматизации.

Этот способ ведения бухгалтерии становится все более популярной практикой среди компаний разных размеров и отраслей.

Аутсорсинг бухгалтерии - это передача ведения бухгалтерского учета на сторону специализированной компании или специалиста.

Это может быть отличным решением для малого и среднего бизнеса, так как позволяет сэкономить на содержании собственного бухгалтера и получить качественные услуги по ведению бухгалтерии.

По сути, аутсорсинг сочетает в себе плюсы удаленной бухгалтерии и штатного бухгалтера, при этом не имея их минусов.

Главное преимущество аутсорсинга - экономия ресурсов.

Вам не нужно вкладывать средства в создание собственной бухгалтерии, покупать программное обеспечение и оборудование, оплачивать труд штатных бухгалтеров.

Вместо этого вы платите за услуги аутсорсинговой компании по договору, который предусматривает фиксированную либо гибкую оплату за определенный объем работ.

А там уж они сами пусть разбираются - как выучить специалистов, куда посадить, кем подменить при необходимости.

Из этого вытекает второе преимущество - гибкость. Аутсорсинговая компания может предложить услуги по мере необходимости.

То есть, в те месяцы, в которые у вас бизнес идет в гору и все отлично, вы платите больше.

Во время сезонных простоев или просто не самых удачных периодов - экономите на оплате бухгалтерских услуг.

Более того, аутсорсинг позволяет выбрать, какие аспекты бухучета вы готовы передать на сторону, а какие вам дороги как память.

Вы можете передать части функций бухгалтерии, например, только ведение учета или составление отчетности.

Можете передать всё, включая подготовку и сдачу отчетности, начисление заработной платы и т.д.

Можете поручать отдельные задачи - например, аудит или разработку учетной политики.

А еще - можете просто консультироваться со специалистами по всем вопросам бухучета и налогов.

Третье преимущество аутсорсинга - это возможность получить услуги высококвалифицированных специалистов, которые имеют опыт работы в различных отраслях и могут быстро адаптироваться к изменениям в законодательстве и практике бухгалтерского учета.

То есть, это не ваша проблема, умеет ли ваш бухгалтер работать с определенной отраслью. Надо будет - аутсорсеры сами себя доучат всему необходимому для работы.

Также аутсорсинговые компании несут ответственность за качество своей работы, и в случае возникновения ошибок или проблем, допущенных ими просто устранят их за свой счет.

Кроме того, возможны проблемы с коммуникацией и координацией между аутсорсинговой компанией и внутренними отделами компании. Нужно быть готовым к тому, что некоторые сотрудники решат, что теперь все свои косяки можно свалить на то, что “это из-за ваших аутсорсеров”.

Скорее всего, передача бухгалтерии на аутсорсинг повлечет за собой необходимость некоторого пересмотра внутренних процедур и политик. А этого большинство людей также не любит.

И все же аутсорсинг бухгалтерии - это отличный выбор для тех, кто хочет сэкономить на зарплате бухгалтера, получить качественную услугу и иметь возможность контролировать процесс.

• Размер бизнеса

Для малого бизнеса оптимальным вариантом может быть бухгалтер на аутсорсе, приходящий или удаленный бухгалтер - это позволяет сэкономить на содержании штатного специалиста. Крупному бизнесу, скорее всего, потребуется штатный бухгалтер или даже несколько бухгалтеров, в том числе - на аутсорсинге.

• Специфика деятельности

Некоторые виды бизнеса, такие как производство или строительство, требуют более сложных расчетов и учета, чем, например, торговля или услуги. Это также стоит учесть при выборе.

• Требования законодательства

В некоторых случаях бизнес должен вести бухгалтерию в соответствии с особыми требованиями законодательства, например, при работе с акцизами. Это тоже нужно учитывать.

• Бюджет

Чего уж скрывать, деньги - один из самых важных факторов при выборе варианта бухгалтерии. Более дорогие варианты, такие как штатный бухгалтер, могут быть недоступны для малого бизнеса с ограниченным бюджетом.

• Личные предпочтения

Ваши личные предпочтения и опыт владельца могут также повлиять на выбор варианта бухгалтерского обслуживания. Например, некоторые предпочитают работать с приходящим бухгалтером, потому что он более гибкий и доступный по времени. А кому-то, наоборот, хочется, чтобы его никогда не трогали и не разговаривали с ним - максимум, ограничивались перепиской.

Если вы все это прочитали, а сомнения в своих потребностях остались - предлагаем вам оставить заявку на бесплатную консультацию по этому вопросу. Вместе оценим, что лучше всего закроет ваши потребности и при этом окажется оптимальным по деньгам.

Выбор оптимального варианта ведения бухгалтерии - важное решение в жизни каждого бизнеса. Принимать его нужно с умом, семь раз отмерив, а потом отмерив еще семь раз.

Надеемся, что теперь принять разумное решение будет проще!