Почему важно проверять первичку и как это влияет на налоговую отчетность

Ошибки в первичных документах — одна из главных причин налоговых доначислений и претензий со стороны проверяющих органов. Зачем нужно проверять первичку регулярно? Потому что от неё зависит корректность учёта, отчётности и безопасность бизнеса.

Первичные документы — это основа бухгалтерского учёта и отчетности. Именно они подтверждают совершение хозяйственных операций: поступление товаров, оказание услуг, движение денег. Без них невозможно корректно отразить движение активов, расходов, доходов, начислить налоги и сформировать отчёты.

Подтверждает факт оказания услуг

Акт выполненных работ, акт сверки

Подтверждает передачу товара

ТОРГ-12, УПД

Основание для вычета НДС

Стандартная форма

Подтверждает оплату

Банковская форма

Подтверждает наличные операции

Чек онлайн-ККТ, ПКО / РКО

Информирует о сумме и назначении платежа

Не обязательный, но распространённый

Регламентирует условия сделки

Договор поставки, аренды и др.

Есть ключевое условие: форма должна содержать обязательные реквизиты, установленные законом (ч. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Обязательные реквизиты первичного документа:

Некоторые документы имеют рекомендованные форматы, особенно в рамках интеграции с 1С или при использовании электронного документооборота. Это касается УПД (универсального передаточного документа), счёта-фактуры, актов, накладных.

Дже если документ составлен в произвольной форме, он должен быть понятным для бухгалтера, аудитора, налогового органа и подтверждать факт совершения операции.

Даже если в компании используются шаблоны и настроенные форматы, ошибки при составлении первичных документов — не редкость. В условиях постоянных изменений законодательства, высокой текучести персонала и автоматизации процессов контроль за первичкой требует особого внимания.

На что стоит обращать внимание:

Корректность реквизитов
Малейшая ошибка в названии контрагента, ИНН, дате или наименовании товара может привести к отказу в вычете НДС или признании расходов. Проверять нужно и свои данные, и данные второй стороны.

Последовательность в документообороте
Распространённая ошибка — несогласованность между документами. Например, в счёте указана одна сумма, а в акте — другая. Или наименование товара отличается от того, что указано в договоре.

Подписи и полномочия
Подписывать документы должны уполномоченные лица. Если, например, акт подписал менеджер без доверенности, налоговый орган может не признать его. В электронных документах нужна корректность настроек ЭЦП.

Даты и порядок оформления
Документ должен быть составлен в момент совершения операции или сразу после неё. Задним числом оформлять опасно — особенно в периодах сдачи отчётности или при наличии запросов от налоговой.

Наименование и коды товаров/услуг
Учитывайте ОКПД2 и коды в системах ЭДО — ошибки здесь могут привести к проблемам с автоматической проверкой отчётности.

1. Неполные или некорректные реквизиты

Отсутствие обязательных полей — самая частая проблема. Например: не указана дата, нет подписи одной из сторон, неправильно оформлены суммы или не указано содержание операции. Такой документ не подтверждает факт хозяйственного события и не подлежит учёту.

2. Расхождения между документами

Когда суммы, даты или формулировки отличаются в счёте, акте и договоре — возникает несоответствие, которое автоматически вызывает внимание налоговиков. Это может быть расценено как нарушение учётных принципов.

3. Подписан неуполномоченным лицом

Без доверенности или полномочий — подпись недействительна. В случае проверки у налогового органа возникнут вопросы по действительности сделки.

4. Отсутствие документов на дату отчётности

Если на момент сдачи декларации документ не оформлен или отсутствует, операция считается неподтверждённой. Это может повлечь отказ в вычетах, доначисления и пени.

5. Применение устаревших форм

Например, использование форм ТОРГ-12 без учёта изменений в законодательстве или при работе через ЭДО. Формально не запрещено, но может вызвать сложности при проверке, особенно в части НДС.

6. Формальные ошибки в электронных документах

Некорректный формат XML-файла, неправильная ЭЦП, несинхронизация с 1С — всё это ведёт к сбоям в процессе и потере юридической силы документов.

Своевременная проверка первичных документов — задача не только бухгалтера, но и собственника.

Правильное хранение первичной документации — обязательное условие ведения бухучёта. Даже если документы составлены корректно, их отсутствие по запросу налогового органа приравнивается к нарушению, что может привести к штрафам и невозможности подтвердить данные отчетности.

5 лет

ФЗ №402-ФЗ

4 года

НК РФ

5 лет

ФЗ №402-ФЗ

50–75 лет

ТК РФ, архивные правила

Срок хранения начинается с года, следующего за годом составления документа. То есть если документ оформлен в 2023 году — срок отсчитывается с 2024 года.

Где и как хранить документы:

При проверке налоговая или аудиторская служба может запросить подтверждающие документы за любой период в рамках срока хранения. Отсутствие хотя бы одного документа — повод для отказа в признании расходов или налоговых вычетов.

Утрата первичных документов — ситуация, с которой сталкиваются многие компании: при переезде, смене бухгалтера, переходе между системами учёта, а иногда — из-за банальной небрежности. Но независимо от причины, налоговые органы рассматривают такой случай как серьёзное нарушение.

Что делать при утрате:

Составить акт об утрате
Создаётся комиссия, фиксируется факт утери, указываются причины, перечень утраченных документов, последствия.

Уведомить налоговую (при необходимости)
Если документы запрошены в рамках проверки или касаются проверяемого периода — направляется объяснительная и копия акта.

Запросить дубликаты у контрагентов
Большинство первичных документов можно восстановить, если они исходящие: акты, счета, накладные, договоры.

Сохранить подтверждающие материалы
Это могут быть банковские выписки, переписка, товарные остатки — всё, что может подтвердить факт хозяйственного события.

Обновить внутренние процедуры хранения
Чтобы исключить повторные случаи, нужно пересмотреть архивную политику, настроить бэкапы, централизовать доступ к учётной базе (1С, электронный архив и т.д.).

Отсутствие первички в период налоговой проверки почти всегда ведёт к доначислениям, пени и штрафам. Поэтому нужно действовать быстро, задокументировано и при необходимости — с профессиональной поддержкой.

В рамках бухгалтерского сопровождения G‑бухгалтерия берёт на себя процесс восстановления, оформляет документы, взаимодействует с контрагентами и помогает избежать санкций.

Если в компании отсутствуют первичные документы, подтверждающие совершённые хозяйственные операции, это может расцениваться как грубое нарушение законодательства о бухгалтерском учёте и налогообложении. Риски — реальные и существенные.

ст. 120 НК РФ

Штраф до 10 000 ₽, при повторном — до 30 000 ₽

ст. 122 НК РФ

Штраф 20% от суммы заниженного налога

Постановления ФНС и арбитражная практика

До 100% потери вычета

По итогам налоговой проверки

Увеличение налогооблагаемой базы, пени

Даже если сделка реальна, но не оформлена должным образом — налоговые органы имеют право не признать её при расчётах. Это особенно критично в случае вычетов по НДС, расходов на услуги или договоров с отсрочкой.

Типичные ситуации, за которые могут оштрафовать:

С переходом на цифровые форматы всё больше организаций, как коммерческих, так и государственных, внедряют электронные первичные документы. Особенно активно это происходит в бюджетной сфере, где требования к контролю, прозрачности и скорости документооборота особенно высоки.

Электронная первичка приравнена к бумажной
Согласно ФЗ №402 и письмам Минфина, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭЦП, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

Обязательные реквизиты сохраняются
Даже в электронной форме документ должен содержать все обязательные поля: наименование, дата, содержание операции, данные сторон, подписи.

Использование УПД и ЭСФ
Универсальный передаточный документ (УПД) и электронная счёт-фактура (ЭСФ) — базовые форматы, принятые как в коммерческом, так и в бюджетном сегменте.

Системы, используемые в госсекторе
Для бюджетников нужно учитывать требования к совместимости с ГИС ГМП, СФР, ЕИС и др. При этом коммерческим организациям, работающим с госсектором, также необходимо проверять первичку на соответствие формальным и техническим требованиям.

Электронная первичка в 2024–2025 годах становится нормой: быстрее, надёжнее, прозрачнее. И всё чаще именно бюджетные учреждения требуют от своих контрагентов соблюдения цифрового формата и корректного оформления учётных документов.

G‑бухгалтерия помогает бизнесу адаптироваться под эти требования, корректно внедрить ЭДО, сформировать отчеты и выстроить учёт под взаимодействие с государственными структурами.