Сервисы бухгалтерий онлайн или бухгалтерский аутсорсинг?

В современном мире бизнес требует все больше времени и внимания. Руководителям приходится решать множество задач, и одна из них - ведение бухгалтерского учета. Сегодня существует две основные системы ведения бухгалтерского учета и отчетности: сервисы бухгалтерий онлайн и бухгалтерский аутсорсинг. В этой статье сделаем краткий обзор обоих вариантов и разберемся, какая система лучше подходит для вашего бизнеса.

Сервисы бухгалтерий онлайн - это веб-приложения, позволяющие вести бухгалтерский учет и отчетность в режиме реального времени. Они включают в себя все необходимые функции, которых требует ведение учета, и доступны из любой точки мира, где есть интернет.

Бухгалтерский аутсорсинг - это передача ведения бухгалтерии на сторону специализированной компании. В этом случае вы заключаете договор с аутсорсинговой компанией, которая берет на себя все ведение бухгалтерского учета.

В чем же разница?

Онлайн-сервисы предоставляют доступ к широкому спектру функций и возможностей, включая автоматизацию учета, расчет налогов, подготовку отчетов. Они предлагают удобство и гибкость в использовании, доступны из любого места, где есть подключение к интернету. Однако, такая система ограничена в своих возможностях по сравнению с профессиональными бухгалтерами, специализирующимися на оказании услуг аутсорсинга бухгалтерии.

Также есть категории предпринимателей, которым лучше не пользоваться онлайн-бухгалтерией.

Например, ИП без сотрудников, с финансовой точки зрения, возможно, будет выгоднее использовать банковский бухгалтерский сервис или нанять бухгалтера, который возьмет ведение бухучета на себя.

Также такая система не подходит для крупного бизнеса - сложно объяснить собственникам, что бухгалтерия где-то в интернете. Им нужно ведение полноценной бухгалтерии, которую можно пощупать.

А еще стоит отказаться от облачной бухгалтерии тем, у кого нестабильно работает интернет. Ведение бухгалтерии в интернете без интернета - плохая затея.

Плюсы онлайн-бухгалтерии:

• Можно в любое время и, если правильно подобрать сервис, с любого устройства осуществлять ведение учета - создать документ, отправить отчет или обратиться за поддержкой.
• Мощность компьютера не так важна, главное - это скорость интернета. Также база в облаке не привязано к конкретному компьютеру. Та самая работа из дома, которую многие полюбили после пандемии, с облачной бухгалтерией становится в разы приятнее.
• Оперативность обновлений. Все обновления в законы вносятся в такие сервисы быстрее, чем в локальные программы, и разобраться в них проще.

Раз есть плюсы - значит, есть и минусы. Рассмотрим основные из них.

Минусы онлайн-бухгалтерии:

• Необходимость контролировать и обновлять список операций. Система не подберет за вас оптимальный набор действий, не заметит, если важный бухгалтерский процесс отсутствует. Если у вас изменится, например, система налогообложения - вам придется самостоятельно изучать и добавлять в программу, какие изменения нужно включить в ведение учета, какие отчеты и обязательные операции добавить и т.п.
• Система не отвечает за ваши ошибки. Да, он все скрупулезно запишет и сохранит. Но при этом примет на веру все, что вы в него внесли. Сказано, что зарплата всего отдела в этом месяце составила 3 тысячи рублей - что ж, так тому и быть. А ведь компьютерный ввод данных, особенно числовых, чреват нередкими опечатками. Не говоря уж о более серьезных или преднамеренных ошибках.
• Всегда есть риск утечки данных. Поэтому важно обратить внимание на надежность сервиса, в котором планируете осуществлять ведение бухгалтерии. Хотя если база хранится на вашем локальном сервисе - риск потери данных ничуть не меньше. Любой компьютерный вирус - прямая угроза данным всей компании, разве это нормально?

С другой стороны, бухгалтерский учет от аутсорсинговой компании предлагает профессиональные знания и опыт, который может быть недоступен в рамках онлайн-сервисов.

Бухгалтерские фирмы, специализирующиеся на аутсорсинге, могут предоставить более глубокое понимание сложных налоговых законов и правил, а также помощь в решении сложных вопросов и проблем. Однако, услуги аутсорсинга могут быть дороже, чем учет с помощью онлайн-сервиса, и они не всегда доступны в режиме реального времени, как облачная система.

Кому не подойдет бухгалтерский аутсорсинг?

Бухгалтерский учет на стороне может быть не лучшим решением для компаний, которые не могут позволить себе тратить время и ресурсы на адаптацию, которой потребует новая система учета и контроля.

Кроме того, если компания имеет сложную внутреннюю структуру и большое количество подразделений, то бухгалтерский учет на стороне также может оказаться не самым оптимальным вариантом.

И, конечно, для работы с аутсорсерами нужны честный учет и белая бухгалтерия. Они, скорее всего, откажутся от чести влезть в сомнительные махинации ради посторонних людей.

Кому же стоит выбрать аутсорсинг? Для этого нужно понимать, какие преимущества имеет данная система ведения бухгалтерии.

Первое и самое очевидное преимущество аутсорсинга – это экономия времени и сил. Больше не придется искать бухгалтера, обучать его и контролировать его работу. Все это сделают профессионалы из аутсорсинговой компании. Более того, если сотрудник аутсорсинговой компании уйдет в отпуск, в декрет или уедет на три для на свадьбу любимой троюродной тетушки - вы и ваш учет об этом даже не узнают.

Если же речь о сравнении с онлайн-бухгалтерией - тут это преимущество также остается. Вам не нужно разбираться в особенностях работы программ, выбирать лучшее, следить за обновлениями и т.п. - все это входит в обязанности аутсорсера.

Второе – это качество услуг. Аутсорсеры имеют опыт работы с самыми разными компаниями и отраслями, поэтому они могут предложить более качественные услуги, чем штатный бухгалтер. И уж конечно, живой человек, в отличие от программы, способен выбрать лучшее в случае, если есть альтернативные варианты действий.

Третье – это гибкость. Учет в руках аутсорсеров позволяет быстро изменять объем услуг в зависимости от потребностей бизнеса. Если вам нужно больше отчетов или меньше, аутсорсер всегда сможет подстроиться под ваши нужды. В онлайн-бухгалтерию же придется самостоятельно вносить необходимые настройки, да и стоимость ее никак не поменяется от того, что в этом месяце вы получили меньше прибыли, чем обычно.

Четвертое – это безопасность. Аутсорсинговая компания несет ответственность за сохранность данных, поэтому вы можете быть уверены, что информация в надежных руках. Более того, описание всех необходимых пунктов относительно безопасности данных будет внесено в договор с компанией,так что в случае каких-либо спорных ситуаций будет понятно, как разрешить возникший вопрос.

Пятое – это возможность сосредоточиться на развитии бизнеса. Намного приятнее заниматься тем, ради чего вы и затеяли бизнес, зная, что ведение бухгалтерии, отчетность и учет налогов - в руках профессионалов. Вы знаете (или не знаете), сколько времени отнимает элементарное отслеживание новостей бухгалтерии и налогообложения в отрасли. Разве не лучше будет, если эту задачу возьмет на себя кто-то другой?

Шестое - уменьшение налоговой нагрузки. Как уже говорилось, система онлайн-бухгалтерии не может анализировать действия на предмет их оптимальности. С другой стороны, аутсорсинговые компании имеют большую насмотренность в сфере налогообложения и могут предложить варианты оптимизации налоговых платежей, которые ни за что бы не пришли вам в голову.

Седьмое - снижение рисков. Бухгалтерские услуги предоставляются специалистами, которые несут ответственность за качество работы. Т.е., в данном случае за ошибки отвечаете не вы. Как и за их исправление в случае, если подобное все же случится. Все это также имеет подробное описание в договоре, наряду с необходимой вам отчетностью о работе аутсорсеров. Кроме того, у аутсорсеров всегда есть своя технология контроля качества исполнения работ, с которой вы можете ознакомиться.

И, наконец, восьмое - доступ к новейшим технологиям. Аутсорсинговые компании имеют высокую конкуренцию и стремятся использовать самые современные технологии для оптимизации работы бухгалтерии. Та технология, которую вам самостоятельно приобретать невыгодно, уже давно есть у аутсорсеров.

Это - краткий список. Его можно продолжить, включив в него улучшение коммуникации, быстрый доступ к экспертам, снижение стресса, повышение качества контроля бухгалтерских процессов и т.п.

Конечно, чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами аутсорсинга, нужно тщательно подойти к подбору компании.

Сделайте этот выбор обдуманно - и ваш учет всегда будет в порядке, а на лице всегда (когда речь заходит о бухгалтерии) будет расслабленная улыбка.