Новый главбух лучше старых двух. Кейс про поражение консерватизма

Всем привет! Сегодня хотим поделиться кейсом о том, что старое - не всегда надежное, новое - не всегда плохое.

Клиент 30 лет назад приватизировал имущество, и с тех пор занимается его арендой. Компания на УСН доходы, 100 миллионов оборота в год. Работало 15 сотрудников.

Пришли они к нам по рекомендации от другого нашего клиента. Переговоры затянулись - мы привыкли идти в ногу со временем, а у клиента в 2000-х все было хорошо, и причин что-то менять он не видел. И в один момент переговоров мы узнали свежую сплетню - главбух-то увольняется!

У кого хоть раз увольнялся главбух - понимают, какая это серьезная причина для грусти.

Главбух работала в компании с самого первого дня, прошла с ними огонь, воду и медные трубы… И, конечно, в какой-то момент устала. Подход к учету 30-летней давности, нового ничего не внедрялось. Увы, когнитивные способности со временем снижаются. Это грустно, но факт. И чем дальше - тем сложнее адаптироваться и следить за изменениями законодательства. Не говоря уж о ПО. Так что и базы использовались тоже старые, работает же. Экономили на всем.

База вообще заслуживает отдельного абзаца. Вся в ошибках, старая, больная - такую хочется добить, чтобы не мучилась. Причем болеет база давно - еще в начале 2000-х местный единственный доступный программист как-то дописал ломаную базу на 1С, укрепил костылями и оставил так. Работает все ровно до тех пор, пока не попытаешься заглянуть внутрь. С тех пор - ни обновлений, ни тем более синхронизации с обновлениями законодательства.

Сами понимаете, какой Эверест проблем вырос за эти годы накопительным итогом. А если не понимаете, рекомендуем не сталкиваться с подобным.

Мы размялись и уверенно взялись покорять эту дикую вершину.

Да.

Но есть нюанс. Ты РЕАЛЬНО хороший специалист только в том случае, если ты смог объяснить бабушке, что и зачем делаешь на своей современной работе.

Так вот, мы реально хорошие специалисты. Мы на пальцах объяснили владельцу преимущества перехода на современное лицензионное ПО. Основные аргументы:

• Минус штрафы за несоблюдение законодательства. Чтобы его соблюдать - его знать надо, а базы-то не синхронизированы. Даже если до этого значительных штрафов не было, это - лишь элемент удачи. А удача, как известно, женщина капризная
• Минус потраченные часы и недели на исправление ошибок, которых могло бы и не быть, если б не кривая программа
• Плюс сохранность данных

Затем - привлекли специалиста, который справился с переносом данных из старой базы в новую. На этом этапе было волнительно - один неверный шаг, и все бы пропало.

Потом мы обучили сотрудников компании жить в XXI веке и работать на современном ПО.

Функцию главного бухгалтера оставили себе, как и проверку документов. А в процессе работы забрали себе и часть функционала операционистов: выставление счетов, начисление коммунальных платежей, общение с арендаторами.

По итогу - заменили 5 человек. У всех зарплаты немаленькие, а возраст уже солидный. Да, морально может быть непросто прекратить работу с сотрудниками, проверенными годами. Но молодым дорогу, старикам - почет. Это капитализм, детка.

Было: 250 000 руб. зарплаты плюс около 125 000 налогов.

Стало: 100 000 руб. за наш функционал.

На минуточку, за год это 3,3 миллиона. А за 5 лет - лишний майбах в личный гараж, или 2 машины попроще

Уже неплохо, да?

Но это еще не все плюшки! Благодаря нашему вмешательству компании удалось избежать того, что в один (не)прекрасный день все бы рухнуло.

Даже если взять в штат современного и продвинутого бухгалтера - едва ли он бы смог разобраться в этих тайнах древних манускриптов. Если вообще не сбежал бы с криками, едва увидев программу старше него самого.

Мы же решили этот вопрос заранее и закрыли все слабые места. Теперь можно не бояться, что уйдет один сотрудник - и весь карточный домик обрушится с треском.

Отслеживать изменения в законодательстве - это важно. И своевременное обновление 1С - то, что позволит не пропускать мимо ушей знаковые изменения в законодательстве и избежать штрафов.

Даже наоборот - хорошо обновленная 1С не позволит вам проигнорировать изменения даже при очень большом желании.

Как бы вы ни доверяли человеку и сколько бы пудов соли вместе не съели - это не повод сваливать на него всю работу и надеяться на его бессмертие и бесконечную работоспособность.

Тратить лишние деньги на ненужных сотрудников и постоянно сидеть на пороховой бочке в ожидании, когда база ляжет и все пойдет прахом - не круто. Не будьте как наш клиент раньше.

Дифференциация и делегирование задач - это круто. Будьте как наш клиент сейчас. Передавайте часть функционала на аутсорсинг - пусть специалисты делают все важные задачи, а ваш бухгалтер пусть радует вас дальше, сидя в офисе. Он заслужил.

И храните данные в облаке. Целее будут.

Как вам такая оптимизация?