Статьи

Срок хранения документов в организациях и ИП: Зачем хранить документы?

Человеку без документов строго воспрещается существовать!

ИП и компаниям, как ни странно, тоже. И мало иметь документы - нужно их еще правильно хранить. Для какой-то бумажки достаточно года хранения, а для другой - не хватит и 75 лет.

Так что давайте разбираться, почему важно хранить документы и как долго это нужно делать.

Зачем хранить документы?

Начнем с самого важного — закона. Законодательство требует от организаций и ИП хранить определенные документы в течение определенного времени.

Также хранение документов важно для вашей же финансовой безопасности.

Хранение финансовых документов позволяет всегда иметь под рукой подтверждение доходов и расходов. Это может быть важно при налоговых проверках или аудите.

Документы могут стать вашими лучшими друзьями и в случае юридических споров. Договоры, соглашения и другие бумаги могут подтвердить вашу правоту и защитить от необоснованных претензий. Хранение таких документов — это своего рода страховка на случай непредвиденных ситуаций.

И, конечно, в первую очередь нас интересуют законодательные требования - потому что от них никуда не деться.
Требования к хранению документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 в соответствии с законом № 125-ФЗ.
Срок хранения документов
За нарушение этих требований есть ответственность на любой вкус - и административная, и уголовная.

Так, если вы как уполномоченное лицо нарушаете правила хранения, обработки и учёта документов, статья 13.20 КоАП предусматривает штраф в размере от 300 до 500 рублей.

За нарушение сроков хранения документов по личному составу должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, а предприятие — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП).
Уголовная ответственность может быть назначена за следующие нарушения:

  • неправомерный отказ должностных лиц предоставить документы, собранные в соответствии с законом и затрагивающие права и свободы граждан (статья 140 УК РФ);
  • уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (статья 325 УК РФ);
  • непредоставление официальных документов налоговой службе (статья 199 УК РФ).

Согласитесь, довольно сложно предоставить документы, если ты уже их выкинул.
В зависимости от тяжести преступления виновное лицо может быть наказано штрафом в размере от 100 000 рублей, исправительными работами или лишением свободы на срок до двух лет.
С точки зрения сроков хранения документы делятся на три основные категории:

  • документы временного срока хранения до 10 лет включительно (например, приказы по административно-хозяйственной деятельности, путевые листы, кассовые документы);
  • документы временного срока хранения свыше 10 лет (техническая документация, личные дела);
  • документы постоянного срока хранения (годовые отчёты, уставные документы, паспорта сделок).
Основные категории документов и сроки их хранения:

  • Регистрационные документы - постоянно;
  • Лицензии и сертификаты соответствия - постоянно;
  • Бухгалтерская годовая отчетность - постоянно;
  • Бухгалтерская квартальная отчетность - 5 лет;
  • Бухгалтерская месячная отчетность - 1 год;
  • Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета - 5 лет;
  • Первичные учётные документы, книги и журналы учета - 5 лет;
  • Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов - 4 года;
  • Налоговые декларации - 5 лет;
  • КУДиР для УСН - постоянно;
  • Годовые расчетные ведомости в ФСС - постоянно;
  • Квартальные расчетные ведомости в ФСС - 5 лет;
  • Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование - 5 лет;
  • Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) - 5 лет;
  • Документы, связанные с ККТ - 5 лет;
  • Документы по охране труда - 5 лет;
  • Трудовые договоры - 75 лет;
  • Личные дела руководителей организации - постоянно;
  • Личные дела работников - 75 лет;
  • Личные карточки работников - 75 лет;
  • Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) - 3 года;
  • Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) - до востребования, невостребованные – 75 лет;
  • Книги, журналы, карточки кадрового учета - 75 лет.

Как видите, ваша личная карточка сотрудника вполне имеет шансы пережить вас. Грустно, ну да ладно.

Что еще можно посоветовать относительно хранения документов?

  • Сканируйте важные документы и храните их в облаке или на внешнем жестком диске.

Это не только сохранит их от физических повреждений, но и облегчит доступ к нужной информации в любой момент.

  • Создайте систему каталогизации для своих документов.

Разделите их по категориям и срокам хранения. Это поможет быстро находить нужные бумаги и избегать беспорядка.

  • Периодически проверяйте свои архивы.

Убедитесь, что вы не храните ненужные документы дольше положенного срока и своевременно избавляйтесь от них.

  • Документы должны храниться в защищенном месте, чтобы избежать их потери или порчи.

Используйте сейфы, шкафы с замками или специальные архивные коробки.

Хранение документов - вряд ли то, о чем вы мечтали в детстве, представляя себя бизнесменом. Но это важная часть управления бизнесом, и теперь вы знаете, как ее осуществлять.

Так что не пренебрегайте этим процессом — организуйте свои документы и будьте готовы к любым ситуациям.
Бизнес