Человеку без документов строго воспрещается существовать!
ИП и компаниям, как ни странно, тоже. И мало иметь документы - нужно их еще правильно хранить. Для какой-то бумажки достаточно года хранения, а для другой - не хватит и 75 лет.
Так что давайте разбираться, почему важно хранить документы и как долго это нужно делать.
ИП и компаниям, как ни странно, тоже. И мало иметь документы - нужно их еще правильно хранить. Для какой-то бумажки достаточно года хранения, а для другой - не хватит и 75 лет.
Так что давайте разбираться, почему важно хранить документы и как долго это нужно делать.
Зачем хранить документы?
Начнем с самого важного — закона. Законодательство требует от организаций и ИП хранить определенные документы в течение определенного времени.
Также хранение документов важно для вашей же финансовой безопасности.
Хранение финансовых документов позволяет всегда иметь под рукой подтверждение доходов и расходов. Это может быть важно при налоговых проверках или аудите.
Документы могут стать вашими лучшими друзьями и в случае юридических споров. Договоры, соглашения и другие бумаги могут подтвердить вашу правоту и защитить от необоснованных претензий. Хранение таких документов — это своего рода страховка на случай непредвиденных ситуаций.
И, конечно, в первую очередь нас интересуют законодательные требования - потому что от них никуда не деться.
Также хранение документов важно для вашей же финансовой безопасности.
Хранение финансовых документов позволяет всегда иметь под рукой подтверждение доходов и расходов. Это может быть важно при налоговых проверках или аудите.
Документы могут стать вашими лучшими друзьями и в случае юридических споров. Договоры, соглашения и другие бумаги могут подтвердить вашу правоту и защитить от необоснованных претензий. Хранение таких документов — это своего рода страховка на случай непредвиденных ситуаций.
И, конечно, в первую очередь нас интересуют законодательные требования - потому что от них никуда не деться.
Требования к хранению документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 в соответствии с законом № 125-ФЗ.
За нарушение этих требований есть ответственность на любой вкус - и административная, и уголовная.
Так, если вы как уполномоченное лицо нарушаете правила хранения, обработки и учёта документов, статья 13.20 КоАП предусматривает штраф в размере от 300 до 500 рублей.
За нарушение сроков хранения документов по личному составу должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, а предприятие — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП).
Так, если вы как уполномоченное лицо нарушаете правила хранения, обработки и учёта документов, статья 13.20 КоАП предусматривает штраф в размере от 300 до 500 рублей.
За нарушение сроков хранения документов по личному составу должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, а предприятие — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП).
Уголовная ответственность может быть назначена за следующие нарушения:
Согласитесь, довольно сложно предоставить документы, если ты уже их выкинул.
- неправомерный отказ должностных лиц предоставить документы, собранные в соответствии с законом и затрагивающие права и свободы граждан (статья 140 УК РФ);
- уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (статья 325 УК РФ);
- непредоставление официальных документов налоговой службе (статья 199 УК РФ).
Согласитесь, довольно сложно предоставить документы, если ты уже их выкинул.
В зависимости от тяжести преступления виновное лицо может быть наказано штрафом в размере от 100 000 рублей, исправительными работами или лишением свободы на срок до двух лет.
С точки зрения сроков хранения документы делятся на три основные категории:
- документы временного срока хранения до 10 лет включительно (например, приказы по административно-хозяйственной деятельности, путевые листы, кассовые документы);
- документы временного срока хранения свыше 10 лет (техническая документация, личные дела);
- документы постоянного срока хранения (годовые отчёты, уставные документы, паспорта сделок).
Основные категории документов и сроки их хранения:
Как видите, ваша личная карточка сотрудника вполне имеет шансы пережить вас. Грустно, ну да ладно.
- Регистрационные документы - постоянно;
- Лицензии и сертификаты соответствия - постоянно;
- Бухгалтерская годовая отчетность - постоянно;
- Бухгалтерская квартальная отчетность - 5 лет;
- Бухгалтерская месячная отчетность - 1 год;
- Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета - 5 лет;
- Первичные учётные документы, книги и журналы учета - 5 лет;
- Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов - 4 года;
- Налоговые декларации - 5 лет;
- КУДиР для УСН - постоянно;
- Годовые расчетные ведомости в ФСС - постоянно;
- Квартальные расчетные ведомости в ФСС - 5 лет;
- Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование - 5 лет;
- Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) - 5 лет;
- Документы, связанные с ККТ - 5 лет;
- Документы по охране труда - 5 лет;
- Трудовые договоры - 75 лет;
- Личные дела руководителей организации - постоянно;
- Личные дела работников - 75 лет;
- Личные карточки работников - 75 лет;
- Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) - 3 года;
- Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) - до востребования, невостребованные – 75 лет;
- Книги, журналы, карточки кадрового учета - 75 лет.
Как видите, ваша личная карточка сотрудника вполне имеет шансы пережить вас. Грустно, ну да ладно.
Что еще можно посоветовать относительно хранения документов?
- Сканируйте важные документы и храните их в облаке или на внешнем жестком диске.
Это не только сохранит их от физических повреждений, но и облегчит доступ к нужной информации в любой момент.
- Создайте систему каталогизации для своих документов.
Разделите их по категориям и срокам хранения. Это поможет быстро находить нужные бумаги и избегать беспорядка.
- Периодически проверяйте свои архивы.
Убедитесь, что вы не храните ненужные документы дольше положенного срока и своевременно избавляйтесь от них.
- Документы должны храниться в защищенном месте, чтобы избежать их потери или порчи.
Используйте сейфы, шкафы с замками или специальные архивные коробки.
Хранение документов - вряд ли то, о чем вы мечтали в детстве, представляя себя бизнесменом. Но это важная часть управления бизнесом, и теперь вы знаете, как ее осуществлять.
Так что не пренебрегайте этим процессом — организуйте свои документы и будьте готовы к любым ситуациям.
