Аутсорсинг становится все более популярным среди компаний, стремящихся оптимизировать свои расходы и улучшить эффективность бизнеса. Это не только способ снижения затрат, но и инструмент для роста и масштабирования бизнеса. В этой статье мы расскажем о том, как аутсорсинг бухгалтерии помогает компаниям, и почему этот шаг может быть ключевым для повышения конкурентоспособности, а также разберем конкретные кейсы.
Как аутсорсинг бухгалтерии помогает бизнесу
Аутсорсинг бухгалтерии – это передача внешним специалистам части или всех функций ведения бухгалтерского учета. Это особенно выгодно для компаний, которые стремятся минимизировать операционные расходы, не увеличивая количество штатных сотрудников. Ведь с помощью аутсорсинга можно получить все преимущества профессионального бухгалтерского обслуживания, если штатный бухгалтер отсутствует.
Аутсорсинг позволяет компаниям снизить затраты на персонал, так как они избавляются от необходимости нанимать сотрудников, платить им зарплату, налоги, а также предоставлять рабочее место и другие льготы. Вместо малый и средний бизнес оплачивает только услуги, которые ему действительно необходимы. Это позволяет значительно сократить затраты на ведение бухгалтерии, особенно для небольших и средних предприятий.
Кроме того, с помощью аутсорсинга можно автоматизировать процессы учета и оптимизировать работу с документами. Внешняя бухгалтерская организация обычно использует современные системы и программы для ведения учета, что снижает вероятность ошибок и ускоряет выполнение всех операций. Это также помогает соблюдать законодательные изменения, так как такие компании регулярно обновляют свои системы в соответствии с последними требованиями.
Аутсорсинг бухгалтерии также способствует улучшению качества обслуживания и повышению гибкости бизнеса. Внешние специалисты, как правило, обладают большим опытом работы с различными компаниями и могут предложить более эффективные и проверенные решения для бухгалтерского учета. Это позволяет бизнесу получать высококачественные услуги без необходимости тратить время и ресурсы на обучение сотрудников или удержание специалистов в штате. Вдобавок, аутсорсинг предоставляет возможность масштабировать бухгалтерские услуги в зависимости от потребностей компании.
Сокращение затрат на персонал
Это особенно актуально для тех компаний, которые находятся на стадии роста и готовят масштабирование, но не рассматривают расширение штата.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет эффективно совмещать требования бизнеса и ограниченные ресурсы. Вы получаете высококвалифицированную помощь, при этом не нужно нанимать нового штатного сотрудника. Аутсорсинг помогает масштабироваться без увеличения штата сотрудников, что становится важным шагом для малых и средних предприятий. Этот подход позволяет организации быстро реагировать на изменения в бизнес-среде, повышать свою эффективность и конкурентоспособность.
Кроме того, с аутсорсингом можно сэкономить на дополнительных расходах, таких как обучение, компенсации за отпуск и больничные, а также социальных взносов. Каждая такая затрата ложатся на аутсорсинговую компанию, что позволяет вам сфокусироваться на развитии и увеличении роста бизнеса, а не на административных вопросах.
Аутсорсинг также предоставляет компаниям доступ к новейшим технологиям и программным продуктам, которые могут быть недоступны для малого бизнеса из-за высоких затрат на внедрение и поддержку. Внешние бухгалтерские компании часто используют передовые решения для автоматизации учета и обеспечения точности данных, что снижает риск ошибок и упрощает отчетность. Это особенно важно в условиях частых изменений в налоговом законодательстве и необходимости соблюдения всех нормативных требований.
Еще одним значимым преимуществом аутсорсинга является сокращение времени на выполнение рутинных бухгалтерских операций. Поскольку специализированные компании имеют опыт и ресурсы для быстрого и качественного выполнения бухгалтерских задач, бизнес может сосредоточиться на более важных аспектах своей деятельности, таких как стратегия развития, улучшение продукта или расширение клиентской базы. Оптимизация внутренних процессов же повышает общую эффективность компании.
Наши кейсы
Старое не всегда лучше нового
Организация, которая уже 30 лет занимается арендой имущества и использует устаревшую учетную систему на 1С. У организации оборот 100 миллионов рублей в год, 15 сотрудников и она работает по УСН. Система учета была внедрена еще в начале 2000-х, и с тех пор не претерпела значительных изменений. В какой-то момент главбух, который работал в компании с самого начала, принял решение уйти. Это стало сигналом для клиента, что пришло время что-то менять.
Изначально клиент сомневался, ведь система работала долгое время, и ему было тяжело расставаться с привычным процессом. Однако после тщательного анализа и объяснений специалистами, клиент согласился перейти на современную лицензионную программу. В процессе перевода данных возникали сложности, но благодаря профессионализму команды, данные были успешно перенесены.
Клиенту удалось оптимизировать рабочие процессы, заменив пять сотрудников на аутсорсинг. Это позволило значительно сократить расходы на зарплаты, что в итоге составило 3,3 миллиона рублей в год (или около 16,5 миллионов за пять лет). Также, благодаря обновленной системе учета, компания избежала возможных проблем с законодательными изменениями и штрафами, которые могли бы возникнуть при использовании устаревшего ПО.
Важно подчеркнуть, что старое ПО не только требовало постоянного внимания, но и не могло синхронизироваться с новыми нормативными актами, что увеличивало риски ошибок и штрафов. Перевод на современное решение обеспечил стабильность бизнеса и исключил угрозу кризиса в случае увольнения ключевых сотрудников.
Жадность в бухгалтерии — дорогая ошибка
Этот кейс касается группы компаний с разнообразным бизнесом, в том числе сельским хозяйством, строительством и арендой недвижимости. Оборот компании составлял более 500 миллионов рублей в год, а в штате насчитывалось более 200 сотрудников. Несмотря на это, бухгалтерия была организована крайне неэффективно. Работала с несколькими системами налогообложения (ЕСХН, УСН, НДС), но из-за отсутствия раздельного учета и грамотной организации работы, компании приходилось переплачивать налоги, а взаимодействие между бизнесами было неочевидным даже для владельца.
Когда в компании был выявлен ряд серьезных проблем с учетом, владелец решил найти решение и обратиться за помощью. После нескольких месяцев общения с клиентом, наша команда выехала на место, где провела комплексный аудит, изучила базу данных и выявила все слабые места. Мы начали работать над созданием новой структуры учета, перераспределением задач и внедрением раздельного учета.
Проблема была серьезной, потому что несмотря на внешнюю презентабельность отчетности, организация рисковала попасть под налоговую проверку, которая могла бы закончиться огромными штрафами и уголовной ответственностью за уклонение от налогов. Все эти проблемы были бы замечены, и к штрафам могли бы прибавиться пенни за нарушение сроков и дополнительные суммы налогов. Чтобы избежать этого, мы предложили нашему клиенту решение, которое включало формирование новых рабочих процессов и обучение сотрудников.
Процесс реструктуризации учета стоил клиенту 500 000 рублей. Но на этом расходы не закончились, потому что клиент продолжил платить за бухгалтерские услуги (60 000 рублей в месяц). Однако, учитывая потенциальные штрафы и проблемы с налоговой, такая инвестиция была оправдана. В итоге, клиент избежал огромных потерь, а его бизнес продолжил развиваться без риска финансовых и юридических проблем.
Как «автоматизация» обернулась проблемой
Клиент из сферы установки пластиковых окон работал с нами около 1,5 лет, и все шло гладко, пока не возникла неожиданная ситуация. Оказавшись в поисках более автоматизированных решений, клиент решил перевести бухгалтерию в «банковскую» систему, которая обещала предложить те же услуги за ту же цену, но с автоматизацией. На первый взгляд, все казалось неплохо — банк обещал автоматическое ведение учета и отчетности.
Однако клиент не расторг договор с нами вовремя, продолжив платить за бухгалтерию дважды — сначала нам, затем банку. В итоге, спустя месяц после расторжения договора, банк не смог предоставить все необходимые услуги, и клиент оказался в сложной ситуации: отчетность за март по сотрудникам была не сдана, а без этого банк не мог завершить процесс автоматизации.
Мы вмешались, открыв договор заново, и помогли клиенту сдать все необходимые отчеты. В итоге, несмотря на попытку автоматизации, клиент столкнулся с проблемами и рисками, которых можно было бы избежать, продолжив работать с проверенным партнером. Этот случай продемонстрировал, что стремление к «автоматизации» не всегда оправдывается, особенно если за этим не стоит правильная организация работы.
Как аутсорсинг помогает масштабировать бизнес без увеличения штата
Многие компании сталкиваются с проблемой быстрого роста и масштабирования, не имея при этом возможности набирать новых сотрудников. Аутсорсинг становится идеальным решением, позволяющим сохранить контроль над ключевыми бизнес-процессами и при этом оптимизировать затраты.
Внедрение аутсорсинга позволяет бизнесу не только сократить расходы, но и улучшить качество обслуживания, повысить производительность и ускорить процессы. Важно, что при этом не нужно увеличение штата, а значит, не возникнут дополнительные затраты на привлечение и обучение новых сотрудников. Все это делает аутсорсинг удобным инструментом для организаций, которые хотят не просто выжить, но и расти на конкурентном рынке.
Кроме того, аутсорсинг позволяет значительно ускорить процессы, такие как ведение бухгалтерии, автоматизирование учета, обработка документации и многие другие. Внешняя организация обладая профессиональными знаниями и опытом, сможет оперативно решать вопросы, что способствует стабильности и росту бизнеса.
Аутсорсинг может помогать компаниям сосредоточиться на основных направлениях деятельности, оставляя бухгалтерские и другие вспомогательные функции профессионалам. Внешний специалист обеспечивает постоянный контроль за качеством выполняемых задач и соблюдением всех законодательных норм, что позволяет бизнесу сосредоточиться на стратегическом развитии, а не на рутинных процессах. Это особенно важно для предприятий, которые хотят быстро масштабироваться, но не могут позволить себе нанимать дополнительных сотрудников на постоянную основу.
Благодаря аутсорсингу бизнес получает доступ к высококвалифицированным специалистам, которые могут оперативно решать любые вопросы и обеспечивать высокий уровень обслуживания. Это помогает не только сокращать издержки, но и улучшать производительность, что немаловажно в условиях конкуренции. Аутсорсинг дает возможность гибко реагировать на изменения рынка, оптимизируя затраты и расширяя возможности для роста, при этом не перегружая организацию новыми обязательствами по управлению персоналом.
В итоге
Аутсорсинг — это не просто передача задач на внешнего исполнителя и способ избежать двойной работы, но и эффективный способ оптимизировать затраты и повысить производительность бизнеса за адекватную стоимость. Внедрение аутсорсинга бухгалтерии позволяет компаниям не только снизить затраты, но и масштабироваться в бизнесе, не увеличивая штат. Использование современных технологий и профессиональных знаний помогает снизить риски, избежать ошибок и успешно адаптироваться к изменениям в законодательстве.
Не стоит бояться передавать процессы на аутсорсинг. Правильно организованный переход на аутсорсинг — важный этап в развитии компании, обеспечивающий ей долгосрочный рост и стабильность на рынке.
