Вопрос выбора между ведением собственной бухгалтерии и аутсорсингом бухгалтерских услуг становится всё более актуальным для малого и среднего бизнеса. Особенно в условиях, когда организациям приходится искать способы оптимизации расходов, повышать эффективность и при этом не забывать об обязательствах перед государственными органами. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы, а для того, чтобы сделать правильный выбор, нужно учитывать множество факторов. В этой статье разберемся, что выгоднее — своя бухгалтерия или аутсорсинг, и какой вариант подходит именно для вашего бизнеса.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Бухгалтерский аутсорсинг — это передача части или всех функций бухгалтерского учета сторонней компании, которая занимается ведением бухучета, составлением отчетности, начислением налогов и т.д. Таким образом, аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет малым и средним предприятиям сосредоточиться на основном бизнесе, делегировав всю «бумажную» работу профессионалам.
Многие компании, особенно стартапы и фирмы, находящиеся на стадии роста, сталкиваются с проблемой, когда бухгалтерия стоит недешево, а постоянные изменения в налоговом законодательстве требуют от бухгалтеров глубоких знаний и постоянного обновления навыков. В таком случае аутсорсинг — это не просто альтернатива, а реальная возможность снизить затраты и повысить точность работы.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Аутсорсинг бухгалтерских услуг может быть различным по своим масштабам и глубине вовлеченности в деятельность компании. Рассмотрим основные виды.
1. Полный аутсорсинг бухгалтерии
Этот вид предполагает передачу всех функций бухгалтерского учета на внешнего подрядчика. Включает в себя ведение бухгалтерии, расчет налогов, подготовку и сдачу отчетности, учет заработной платы и другие аспекты. В случае с полным аутсорсингом компания не ведет бухгалтерский учет самостоятельно, а вся работа по бухгалтерии делегирована третьей стороне. Такой подход чаще всего используется малым и средним бизнесом, где нет необходимости в полном штатном бухгалтере.
2. Частичный аутсорсинг бухгалтерии
Частичный аутсорсинг позволяет передать на аутсорсинг только некоторые виды бухгалтерских услуг, такие как подготовка налоговой отчетности, ведение учета по зарплатам, расчет налогов или только консалтинг по бухгалтерским вопросам. Например, это может быть полезно компаниям, у которых есть внутренний бухгалтер, но нужна помощь в более сложных вопросах.
3. Аутсорсинг налогового учета
Некоторые организации выбирают аутсорсинг только для ведения налогового учета и отчетности. Это особенно актуально для тех, кто работает с налогообложением по упрощенной системе или компаниям, которые имеют сложную налоговую ситуацию и нуждаются в консультировании профессионалов.
Кому необходимы бухгалтерские услуги
Неопытные предприниматели и руководители могут думать, что бухгалтерия нужна только крупным компаниям, но это далеко не так. В действительности бухгалтерские услуги выгодно использовать для всех типов организаций, в том числе для малого и среднего бизнеса, а также для индивидуальных предпринимателей (ИП).
1. Малые и средние предприятия (SMB)
Для малых и средних предприятий бухгалтерия играет ключевую роль, поскольку такие компании часто сталкиваются с необходимостью соответствовать налоговым и юридическим требованиям. Ведение учета, расчет налогов, составление отчетности — все это может стать довольно трудоемким процессом, который отвлекает владельцев и сотрудников от основной деятельности. В таких случаях аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет избежать ошибок, сэкономить время и деньги.
2. Индивидуальные предприниматели (ИП)
Если бизнес только начинает развиваться, индивидуальные предприниматели могут попытаться вести бухгалтерию самостоятельно. Однако, в дальнейшем, когда деятельность расширяется, появляется необходимость в профессиональной помощи. Аутсорсинг для ИП позволяет экономить на найме штатного бухгалтера и при этом получать качественное обслуживание.
3. Компании с большой оборотностью
Чем больше обороты у фирмы, тем сложнее становится ведение бухгалтерии. Налоговая отчетность, постоянные изменения в законодательстве, необходимость в составлении различных бухгалтерских документов — все это требует времени и знаний. Для таких компаний аутсорсинг является оптимальным решением.
Своя бухгалтерия: плюсы и минусы
Для некоторых компаний выгодно содержать штатного бухгалтера, особенно если бизнес небольшой, а объем работы ограничен. У штатного бухгалтера есть свои плюсы:
●Контроль — бухгалтер находится в штате, и руководитель всегда может проконтролировать работу.
●Интеграция в компанию — бухгалтера легче встроить в команду, он лучше понимает процессы внутри компании.
●Гибкость — наличие штатного бухгалтера может быть удобным в случае нестандартных или срочных запросов.
Однако у этого подхода есть и минусы:
●Затраты на содержание — бухгалтеру нужно платить зарплату, а также обеспечить ему рабочее место, технику и обучение.
●Постоянное обновление знаний — бухгалтер должен следить за изменениями в законодательстве, что требует дополнительных усилий.
●Риски ошибок — если бухгалтер не достаточно квалифицирован, это может привести к ошибкам, штрафам или проблемам с налоговыми органами.
●Зависимость от человеческого фактора — штатный бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск или уволиться, что создаст перебои в работе и потребует срочного поиска замены.
Ограниченные компетенции — один бухгалтер не всегда обладает достаточными знаниями во всех областях учета и налогообложения, в отличие от команды специалистов в аутсорсинговой компании.
Сложности масштабирования — при росте бизнеса нагрузка на бухгалтера увеличивается, и может потребоваться дополнительный персонал, что приведет к новым затратам и организационным сложностям.
●Аутсорсинг бухгалтерии: плюсы и минусы
Аутсорсинг бухгалтерии — один из самых эффективных способов снизить затраты без потери качества. Разберемся, почему он обходится дешевле, чем содержание штатной бухгалтерии.
1. Оплата за результат, а не за процесс
Штатные бухгалтеры получают фиксированную зарплату независимо от загруженности. В «тихие» месяцы (например, август) они могут выполнять минимальный объем задач, но их оклад, налоги и соцвыплаты остаются неизменными. В пиковые периоды (отчетность, сдача балансов) штатные специалисты перегружены, требуют переработок, а значит, дополнительной оплаты.
При аутсорсинге расходы гибкие: оплата идет за конкретные услуги и объем работы. В спокойные месяцы — дешевле, в загруженные — дороже, но без необходимости оплачивать лишние рабочие часы или срочные доплаты за переработку.
2. Снижение затрат на персонал
При найме штатного бухгалтера вы платите не только зарплату, но и:
●страховые взносы (пенсионное, медицинское, социальное страхование);
●отпускные и больничные;
●налоги на фонд оплаты труда;
●премии и прочие поощрения.
Аутсорсинговая компания уже учитывает все эти затраты в стоимости услуг, и, поскольку работает сразу с несколькими клиентами, их расходы делятся между всеми. В результате каждый клиент платит меньше, чем если бы содержал бухгалтера самостоятельно.
3. Автоматизация и технологии
Чтобы обеспечить эффективную работу бухгалтерии, компании нужны современные программы, такие как 1С, Контур, СБИС и другие. Их покупка, настройка и обновление требуют денег.
Аутсорсинговая компания уже использует автоматизированные системы учета, а значит, вам не нужно вкладываться в покупку и поддержку ПО. Плюс, опытные специалисты уже знакомы с современными технологиями и используют их для ускорения работы, что дополнительно снижает стоимость услуг.
4. Минимизация рисков и штрафов
Ошибки в бухгалтерии стоят дорого. Несвоевременно поданная отчетность, некорректно рассчитанные налоги — все это может привести к штрафам, пеням и дополнительным расходам.
Аутсорсинговые компании заинтересованы в безупречной работе: они несут ответственность за правильность расчетов и соблюдение сроков. В случае ошибки они либо устраняют ее за свой счет, либо несут финансовую ответственность.
5. Отсутствие расходов на обучение и поиск персонала
Найти хорошего бухгалтера — задача непростая, особенно если бизнес развивается и меняется. Поиск, адаптация и обучение нового специалиста требуют времени и денег.
С аутсорсингом этой проблемы нет: компания сразу предоставляет квалифицированных бухгалтеров, а при необходимости оперативно заменяет специалистов без задержек в работе.
6. Гибкость и масштабируемость
Штатная бухгалтерия требует точного планирования нагрузки: либо платить за простой сотрудников, либо экстренно искать подмену в пиковые периоды.
Аутсорсинг решает эту проблему: можно быстро увеличить или уменьшить объем услуг в зависимости от потребностей бизнеса, не переживая о найме или увольнении персонала.
7. Оптимизация налогов
Опытные аутсорсеры помогают минимизировать налоговую нагрузку в рамках закона. Они знают о возможностях применения спецрежимов, льгот, вычетов и других способов снижения налогов. Это дополнительная экономия, которая редко доступна компаниям с неопытными штатными бухгалтерами.
Недостатки у аутсорсинга, разумеется, тоже есть:
●Меньший контроль — бухгалтеры, работающие по аутсорсингу, могут быть менее доступны для оперативных вопросов, чем штатные сотрудники.
●Стоимость услуг — при аутсорсинге вы платите за услуги, что может быть дороже, чем содержание штатного бухгалтера, если у компании малый объем работы.
●Риск потери конфиденциальности — передача бухгалтерии на аутсорс означает, что третья сторона получает доступ к финансовым данным компании. Это требует тщательного выбора подрядчика и заключения надежного договора о конфиденциальности.
●Ограниченные индивидуальные настройки — штатный бухгалтер может адаптировать учетные процессы под специфику бизнеса, тогда как аутсорсинговая компания часто работает по стандартным схемам, что не всегда подходит для нестандартных операций.
Как выбрать аутсорсинговую компанию
Выбор надежного партнера для бухгалтерского сопровождения критически важен, так как ошибки в учете могут привести к штрафам и проблемам с налоговыми органами. Вот на что стоит обратить внимание:
1. Репутация и опыт
●Изучите отзывы в интернете и на профессиональных площадках.
●Запросите рекомендации у коллег по бизнесу.
●Проверьте, как долго компания работает на рынке и какие клиенты у нее есть.
2. Компетенции и специализация
●Выясните, есть ли у аутсорсера опыт работы с компаниями вашей отрасли.
●Уточните, как организована работа с налоговой отчетностью, расчетом зарплат, кадрами.
●Проверьте квалификацию сотрудников, наличие сертификатов и лицензий.
3. Условия договора
●Четко прописать в договоре ответственность за ошибки и возможные штрафы.
●Уточнить, кто отвечает за сроки сдачи отчетности и корректность расчетов.
●Обратить внимание на условия расторжения договора.
4. Формат работы и удобство взаимодействия
●Узнать, какой софт используется для учета (1С, SAP, облачные сервисы).
●Оценить удобство доступа к отчетам: есть ли личный кабинет, система уведомлений.
●Проверить скорость реагирования на запросы — важно, чтобы бухгалтер был на связи, когда он нужен.
5. Стоимость услуг
●Запросить подробное коммерческое предложение.
●Выяснить, есть ли скрытые платежи (например, за корректировки отчетов, дополнительные консультации).
●Оценить соотношение цены и качества — слишком низкая стоимость может говорить о низком уровне сервиса.
Что выбрать: своя бухгалтерия или аутсорсинг?
Решение зависит от особенностей вашего бизнеса. Если у вас небольшой бизнес с ограниченными финансовыми ресурсами, аутсорсинг может стать выгодным вариантом. Это позволит сэкономить на зарплатах и оборудовании, а также получить доступ к профессиональным услугам.
Если же у вас стабильно растущий бизнес, с большими объемами работы, то возможно, вам будет выгодно содержать собственную бухгалтерию. В любом случае, нужно учитывать ваши потребности и ресурсы, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант для вашей компании.
Сравнив оба варианта, можно сделать вывод, что аутсорсинг бухгалтерских услуг является разумным выбором для большинства малых и средних предприятий, особенно если рассматривать его как способ снижения расходов и повышения качества учета.
