Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг — это популярное решение, которое помогает компаниям оптимизировать свои затраты и сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах. Этот шаг позволяет бизнесу передать ответственность за ведение учета внешним специалистам, что освобождает внутренние ресурсы и минимизирует риски ошибок. Но стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг, или есть альтернативы? Давайте разберемся.
Аутсорсинг целиком и частично
Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг может быть осуществлена двумя способами: полностью или частично. Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества и недостатки, которые зависят от размера компании, сложности бизнес-процессов и специфики отрасли. Разберемся, что собой представляет полный и частичный аутсорсинг, и какие задачи можно передавать внешнему исполнителю.
Полный аутсорсинг бухгалтерии
Полный аутсорсинг бухгалтерии предполагает, что вся ответственность за ведение бухгалтерского учета, подготовку отчетности и взаимодействие с налоговыми органами ложится на аутсорсинговую компанию. Такой подход идеально подходит для компаний, которые хотят избавить себя от всех задач, связанных с бухгалтерией, и освободить внутренние ресурсы для более стратегических целей.
Преимущества полного аутсорсинга:
● Экономия времени и ресурсов. Полный аутсорсинг позволяет освободить внутренний персонал от рутины, связанной с ведением бухгалтерии, налоговым учетом и подготовкой отчетности. Компания может сосредоточиться на своей основной деятельности, не тратя время на контроль за бухгалтерскими процессами.
● Высокий уровень профессионализма. Аутсорсинговые компании обычно работают с несколькими клиентами и обладают необходимым опытом для решения сложных задач. Они следят за всеми изменениями в законодательстве, что позволяет им избежать ошибок и уплаты штрафов.
● Уменьшение затрат на персонал. В отличие от найма штатного сотрудника, который требует ежемесячной зарплаты, больничных и отпускных, а также обучающих курсов, услуги аутсорсера оплачиваются по договору, что позволяет сократить затраты на бухгалтерию.
Что входит в полный аутсорсинг бухгалтерии:
●Ведение учета;
●Налоговая отчетность;
●Формирование и сдача отчетности;
●Консультирование по налоговым и бухгалтерским вопросам;
●Аудит и проверка внутренней отчетности.
Частичный аутсорсинг бухгалтерии
Частичный аутсорсинг — это когда компания передает на аутсорсинг не всю бухгалтерию, а только отдельные процессы или задачи. Такой подход подходит компаниям, которые не хотят или не могут полностью передать бухгалтерский учет на внешний сервис, но при этом нуждаются в помощи по определенным вопросам.
Преимущества частичного аутсорсинга:
● Гибкость в выборе услуг. Частичный аутсорсинг позволяет выбрать только те услуги, которые необходимы для компании в данный момент. Например, если у вас есть свой штатный бухгалтер, который ведет учет, но вам нужно только подготовить налоговую отчетность или помощь в сдаче деклараций, можно передать только эту часть работы внешнему исполнителю.
● Снижение затрат. Если вам не требуется полный аутсорсинг, то частичное решение поможет существенно сократить расходы на бухгалтерские услуги. Вы платите только за те услуги, которые вам действительно нужны, без переплаты за ненужные процессы.
● Сохранение контроля над процессом. Когда вы решаете передать часть бухгалтерских функций, вы сохраняете контроль над остальными процессами, что может быть важно для компании, которая хочет иметь прозрачность в своих финансовых делах. Например, бухгалтер компании может вести учет, а аутсорсер будет отвечать только за подготовку налоговой отчетности.
● Использование экспертизы по специфическим вопросам. Частичный аутсорсинг позволяет привлекать специалистов, которые могут помочь с конкретными проблемами, такими как налогообложение, международная отчетность или ведение учета по специфическим стандартам. Это позволяет вам работать с экспертами без необходимости нанимать их на постоянной основе.
Какие функции можно передать на частичный аутсорсинг:
●Налоговый учет и планирование;
●Сдача отчетности в госорганы;
●Расчет заработной платы и отчисления;
●Консультации по налогообложению и бухгалтерским вопросам;
●Аудит бухгалтерских процессов;
●и т.п.
Как выбрать между полным и частичным аутсорсингом?
Выбор между полным и частичным аутсорсингом зависит от нескольких факторов:
- Наличие внутреннего персонала: Если в вашей компании уже работает квалифицированный бухгалтер, который может эффективно вести учет, но нужна помощь в специфических областях (например, налоговая отчетность), частичный аутсорсинг будет оптимальным вариантом.
- Сложность учета и отчетности: Если ваша деятельность требует специфических знаний в области налогообложения, международного учета или специфических отраслевых стандартов, вам может подойти аутсорсинг с привлечением профессионалов для решения узких задач.
- Бюджет компании: Полный аутсорсинг, как правило, требует больших затрат, так как внешняя компания берет на себя весь процесс. Частичный аутсорсинг более гибок и может быть дешевле, так как вы оплачиваете только необходимые услуги.
Способы получения бухгалтерских услуг
Услуги аутсорсинговых компаний
Это один из самых распространенных вариантов. Аутсорсинговая компания, как правило, предлагает широкий спектр услуг, от ведения бухгалтерского учета до консультаций по налоговому планированию. Ключевым преимуществом является опыт и квалификация специалистов, что позволяет избежать ошибок, характерных для неквалифицированных работников. Такие компании работают по контракту, в котором прописаны условия сотрудничества, объем работы и сроки.
Индивидуальные бухгалтеры-фрилансеры
Этот вариант менее формализован и может подойти для небольших компаний, которые не хотят заключать договор с крупной аутсорсинговой фирмой. В этом случае услуги предоставляет бухгалтер, работающий на себя, но это несет определенные риски. Например, в случае его болезни или отсутствия на работе не будет кого-то заменить, а также могут возникать проблемы с качеством услуг.
Виртуальные бухгалтерские услуги
В последние годы все большую популярность приобретают виртуальные бухгалтерские компании. Эти сервисы предлагают онлайн-услуги, которые могут включать ведение учета, составление отчетности, консультации по налогообложению и другие функции. Плюс такого сервиса — гибкость и возможность работы в любое время. Минус — отсутствие личного контакта с бухгалтером, что иногда может стать проблемой для владельцев бизнеса.
Минусы аутсорсинга
Как и любая услуга, аутсорсинг бухгалтерского учета имеет свои недостатки. Некоторые из них могут повлиять на решение о передаче бухгалтерии на аутсорсинг.
Потеря контроля
Один из главных минусов аутсорсинга — потеря контроля над бухгалтерией. Вы передаете информацию стороннему специалисту, и в какой-то момент может быть сложно проконтролировать, как именно ведется учет, особенно если это касается сложных и специфичных операций.
Риски безопасности
Передача конфиденциальных данных внешним компаниям может увеличить риски утечек информации. Это особенно актуально для компаний, работающих в высококонфиденциальных отраслях. Даже при наличии договорных обязательств стоит тщательно проверять безопасность и репутацию выбранного аутсорсера.
Потенциальные проблемы с коммуникацией
Если вы работаете с удаленным бухгалтером или аутсорсинговой компанией, могут возникнуть трудности в коммуникации. Разница в часовых поясах, задержки в ответах на вопросы, отсутствие быстрой обратной связи — все это может повлиять на оперативность решения ваших вопросов.
Законодательные изменения
Законы и нормативы в области бухгалтерии и налогообложения постоянно меняются. И если аутсорсинговая компания не будет следить за этими изменениями, это может привести к ошибкам в отчетности, штрафам и санкциям. Вам нужно быть уверенным, что ваш аутсорсер регулярно обновляет свои знания и следит за изменениями в законодательстве.
Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
Перевод бухгалтерии на аутсорсинг или работа с штатным бухгалтером — это два разных подхода, и у каждого из них есть свои особенности.
1. Стоимость услуг
Одним из очевидных различий является стоимость. Штатный бухгалтер получает зарплату, которая зависит от квалификации и опыта. В свою очередь, аутсорсер работает по договору, и стоимость его услуг может варьироваться в зависимости от объема работы и сложности задач. Для малого бизнеса аутсорсинг может быть дешевле, так как не нужно оплачивать больничные, отпускные и другие социальные выплаты.
2. Объем работы
Штатный бухгалтер работает исключительно на вашу компанию и может полностью погрузиться в её задачи. Аутсорсер же может работать с несколькими компаниями одновременно, и в зависимости от загрузки у него может не быть возможности уделить вам столько же внимания. Однако это не всегда минус, так как профессиональный аутсорсер зачастую обладает более широкими знаниями, работая с разными организациями.
3. Гибкость и специализация
Аутсорсинг позволяет привлекать специалистов с высокой квалификацией для решения специфических задач, например, по налоговому планированию или международной отчетности. Штатный бухгалтер чаще всего выполняет более универсальные функции, не всегда имея глубокие знания в отдельных областях.
4. Ответственность
Если в случае ошибок и упущений на аутсорсера можно переложить часть ответственности (в зависимости от условий контракта), то с бухгалтером в штате ситуация может быть сложнее. В случае ошибок или небрежности именно ваша компания будет нести ответственность перед государственными органами.
Передача бухгалтерии на аутсорсинг — это выгодное и рациональное решение для многих компаний, однако важно тщательно взвесить все «за» и «против», чтобы этот шаг оказался успешным. Выбор между штатным бухгалтером и аутсорсером зависит от особенностей бизнеса, объема работы и бюджета, поэтому к этому вопросу стоит подходить индивидуально.
