С 2025–2026 многие компании на спецрежиме столкнулись с тем, что счета-фактуры стали регулярным документом для контрагентов. Подводные камни — сроки, ставка, регистрация в книге продаж и корректное закрытие аванса/отгрузки, чтобы не словить штраф и запросы.
Кто обязан выставлять счета-фактуры на упрощенке
Если упрощенец стал плательщиком НДС, он обязан выставлять счета фактуры покупателям-организациям и ИП, а также вести регистры (в том числе книгу продаж) и сдавать декларацию по НДС. При освобождении от НДС обязанности меняются, но логика контроля сохраняется: документ должен подтверждать, почему НДС не начислялся.
Важно: на УСН обязанности по НДС зависят от условий и выбранной ставки. Поэтому в 2026 проверьте, какой режим НДС для вас закреплен в учетной политике и в договорных формулировках, чтобы при сверке счетов не возникала разница по ставке.
Правила оформления СФ и УПД по новым ставкам
В базе — стандартные реквизиты: номер, дата, продавец, покупателя, наименование товара/услуги, стоимость, ставка и сумма НДС. Срок выставления — в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванс.
При электронном документообороте многие делают УПД вместо связки «накладная + счет-фактура», но контроль по НДС остается тем же: вы должны сопоставить счет с первичкой и отражением в книге продаж.
Ставки 5%, 7% и 20%: какую указать
Если вы перешли на спецставки 5% или 7%, их нужно применять последовательно ко всем облагаемым операциям (кроме отдельных случаев с 0%). Одновременно мешать спецставки и обычные ставки нельзя.
Ведение книги продаж для спецрежимов
Если вы платите НДС, книгу продаж вести нужно: данные из нее «склеиваются» с декларацией, а расхождения по счетам и датам отгрузки видны инспектору моментально. В книге важно фиксировать как реализацию, так и аванс, и контролировать, чтобы один и тот же счет не задваивался.
Чек-лист хорошего учета:
- проверьте, что СФ выставлены в срок: отгрузки и аванс закрыты корректно, номер и дата совпадают с первичкой;
- сверяйте каждый счет с договором и платежами: счет на аванс и счет на отгрузки не должны конфликтовать по ставке и сумме НДС;
- ведите контроль книги продаж: в книге фиксируйте счет сразу после выставления;
- по физлицам счет-фактура обычно не требуется, но операции все равно должны попасть в регистр.
Типичные ошибки при оформлении документов
Самые частые ошибки: неверная ставка, неправильная дата отгрузки, путаница «аванс/отгрузка», неверные данные покупателя, и ситуация, когда СФ выставлены, но не зарегистрированы в книге продаж. Отдельный риск — когда контрагент просит «просто выставить счет», а бухгалтер случайно оформляет счет с НДС не той ставкой. Еще один частый кейс — счет-фактура на УСН выписан как на ОСНО, но компания на спецставке 5%/7%.
Вопросы и ответы
Что делать, если покупатель просит счета-фактуры, а у вас освобождение от НДС?
Дайте счет на оплату, а по НДС — действуйте по условиям освобождения и фиксируйте это в договоре.
Можно ли выставлять счета-фактуры задним числом?
Рискованно: инспекция сопоставляет даты, отгрузки и книгу продаж; безопаснее оформлять исправления в текущем порядке и документировать причину.
Нужно ли выставлять счет-фактуру физлицам?
Как правило, физлицам СФ не нужны: они не заявляют вычеты, поэтому продавец может не выдавать этот документ покупателю, но должен корректно отразить реализацию в регистрах.
Что делает G-бухгалтерия
Мы настраиваем бухгалтерский контур НДС на спецрежимах: шаблоны СФ/УПД, контроль сроков, сверку и подготовку к требованиям ФНС. Если нужно — подключаем аутсорсинг и снимаем риск штрафов по документам в 2026 и дальше.
Оставьте заявку — проверим ваши счета-фактуры, ставки НДС, заполнение книги продаж и поможем выстроить процесс так, чтобы каждый счет проходил сверку без ошибок.
