Статьи

Когда выгодно отдать обработку первичной документации на аутсорсинг

В компании с интенсивной операционной деятельностью объём первичной документации — договоров, актов, накладных, счетов, кассовых ордеров — может исчисляться сотнями в месяц. Это не просто бумажная рутина, а основа всего бухгалтерского и налогового учета. Ошибки в первичке ведут к искажениям в отчетности, штрафам, рискам с контрагентами. Поэтому решение об аутсорсинге обработки первичных документов — это не вопрос моды, а экономических причин.
Особенно актуален аутсорсинг для компаний с большими объемами документов, где:
  • нет времени и ресурсов на создание собственного бухгалтерского отдела;
  • важно не просто «вбить данные», а выстроить систему контроля и качества;
  • есть потребность в оперативной сдаче отчетности;
  • необходимо снизить нагрузку на внутренние команды без потери точности.
Сегодня аутсорсинг — это не только про «сдавать отчеты». Это про то, как сделать работу с первичкой прозрачной, быстрой и управляемой, не увеличивая штат и не теряя контроль.

Обработка первички: какие операции включает

Первичная документация — это фундамент, на котором строится весь бухгалтерский и налоговый учет. Каждая операция в бизнесе оставляет след в виде документа: покупка, продажа, оказание услуг, выплата зарплаты, аренда, командировки. И чем активнее бизнес, тем больше таких следов — а значит, выше риск ошибок, потерь, штрафов.

Что входит в понятие «обработка первичных документов»:

•Получение и проверка документов от контрагентов
Аутсорсер принимает все входящие документы: акты, счета, накладные, УПД. Проверяет их на корректность (реквизиты, суммы, даты, подписи), соответствие договорам, учетной политике компании.
Пример: Поставщик прислал накладную, но забыл указать ИНН. При самостоятельной обработке документ мог бы уйти в архив без замечаний. Бухгалтер, взявший вас на аутсорсинг, запрашивает корректировку до ввода в систему — в отчете такой документ уже не вызовет вопросов у налоговой.
• Оформление исходящих документов
Формирование актов, счетов, накладных на основе данных клиента. Учет НДС, контроль за правильностью применения ставок, форматы, соответствующие системе налогообложения.
Пример: Компании на ОСН с НДС нужно выставить счёт-фактуру. Менеджер ошибается в дате или не проставляет код валюты. Аутсорсер сверяет данные, формирует корректный документ, выгружает в 1С и отправляет клиенту.
•Ведение реестра документов

Систематизация по периодам, контрагентам, направлениям деятельности. Автоматизация архива — документы легко найти, предоставить по запросу или сверке.

•Отражение операций в учете

На основании первичных документов формируются бухгалтерские проводки. Ошибка здесь может привести к искажению отчетности или неправильно рассчитанным налогам.
Пример: Арендная плата отражена как расходы будущих периодов, а не текущих. Это влияет на прибыль, налоги и финансовую аналитику. Аутсорсинг поможет правильно учесть операции по периодам и учетной политике.
•Контроль за сроками и полнотой

Ни один документ не должен потеряться. Аутсорсер ведет учёт загруженных и ожидаемых документов, сверяет с планом платежей, контролирует, что за каждой операцией стоит подтверждение.
Такой подход особенно важен для бизнеса, у которого:
  • более 100 операций в месяц;
  • несколько сотрудников, создающих документы (менеджеры, логисты, кассиры);
  • работает несколько юрлиц или ИП;
  • ведется деятельность с НДС.

Ситуация 1. Если у вас стартап

Когда бизнес только стартует, кажется, что всё можно делать самому: немного актов, один счёт, пара клиентов. Однако именно в этот период закладываются привычки, процессы и — что важно — ошибки, которые потом дорого обходятся.

Почему аутсорсинг важен для стартапа:

  • С самого начала всё ведется корректно и по правилам
Вместо того чтобы разбираться в форматах документов, системах налогообложения, бухгалтерских регистрах — владелец бизнеса концентрируется на продукте и продажах. Все операции фиксируются корректно, что упрощает сдачу отчетности и защиту интересов в случае проверок.

  • Низкий порог входа
Аутсорсинг не требует найма бухгалтера, закупки программ, обучения. Это особенно важно, если команда небольшая и ресурсы ограничены. Можно подключиться на нужный период — даже на пару месяцев, чтобы запустить учет с нуля.

  • Понимание финансовой картины
Когда все документы систематизированы и правильно учтены, стартап получает прозрачную картину по доходам, расходам, налоговой нагрузке. Это важно как для управления, так и для привлечения инвесторов.
Пример: Технологический стартап продает услуги через сайт, принимает оплату онлайн, работает с самозанятыми исполнителями. Казалось бы, всё просто. Но в реальности возникают вопросы: как оформлять акты, как подтверждать выручку, что показывать в отчетности. Аутсорсинг у компании с опытом в подобных кейсах позволяет за неделю наладить структуру учета, а не разгребать хаос через год.

Ситуация 2. Если у вас много рутинной работы с первичкой

Ритейл, производство, логистика, агентские услуги, аренда — это лишь малая часть сфер, где ежедневная операционная активность порождает большое количество документов. Каждый заказ, оплата, перемещение, отгрузка, закупка — это ещё один акт, накладная, счёт или приходный ордер. Если их не обрабатывать своевременно и точно, накапливаются ошибки, формируется кассовый разрыв, отчётность сдаётся с рисками.
В таких условиях бухгалтер превращается не в аналитика, а в оператора по перебору бумаг. А бизнес страдает от задержек: нельзя выдать счёт, пока не получен предыдущий акт; нельзя отгрузить товар, пока не закрыта предыдущая поставка. Вся система начинает тормозить.
Аутсорсинг в этой ситуации — способ разгрузить команду, убрать «узкие места» в документообороте и ускорить цикл обработки данных. Вместо того чтобы держать штат, компании получают команду, которая ежедневно обрабатывает поток документов в параллель — без отпусков, больничных, дедлайнов в одиночку. Документы попадают в учёт сразу, без задержек, и формируют достоверную базу для отчетности и управленческих решений.
Пример: Компания по оптовой торговле получает ежедневно по 30-40 накладных от поставщиков, выставляет счета на отгрузку, фиксирует предоплаты, ведёт склад. Один бухгалтер не справляется: часть документов поступает с опозданием, данные разносятся вручную, ошибки выявляются уже после сдачи отчетности. Аутсорсинг позволяет перевести учёт в цифровой формат, настроить автоматическую загрузку и верификацию документов.

Ситуация 3. Если у вас большие объемы первичной документации

Часто бывает, что компании успешно масштабируются — появляются филиалы, новые направления, растёт клиентская база. Вместе с ростом увеличивается и поток первичных документов. Это закономерно: чем больше продаж, поставок, сотрудников и операций — тем больше накладных, актов, счетов, чеков, командировочных и прочих форм.
Однако при этом увеличивается не только количество бумаги, но и нагрузка на учетную систему. Классический подход со штатным бухгалтером, даже квалифицированным, быстро перестаёт справляться. Один человек физически не может обрабатывать сотни документов в неделю, контролировать сроки, проверять корректность и параллельно готовить отчетность.
Аутсорсинг здесь становится решением не столько удобным, сколько жизненно необходимым. Бухгалтерские компании подключают к проекту несколько специалистов: один отвечает за входящие документы, другой — за исходящие, третий — за контроль и выгрузку в систему учёта. Это командная работа, а не индивидуальное «геройство».
К тому же, при большом объеме всегда есть риски: потерянный документ, несвоевременная проводка, дублирование операций, некорректное применение НДС. Ошибка может стоить сотни тысяч рублей — штрафов, доначислений, потерянного времени. Аутсорсинг предполагает не только обработку, но и контроль качества, разгружает бизнес от операционного хаоса и помогает выстраивать устойчивую учетную систему.
Пример: Производственная компания с филиалами в трёх регионах ежедневно обрабатывает до 200 накладных и актов. Каждое подразделение отправляет свои документы в центральный офис, где один бухгалтер вручную вбивает их в программу. Срываются сроки отчетности, накапливаются ошибки. После подключения аутсорсера первичка поступает через облачную систему, проверяется в день загрузки, формируются ежедневные реестры.

Во сколько обойдется компании новый сотрудник

Когда объём первичных документов растёт, первое решение, которое приходит в голову — «надо нанять бухгалтера». На первый взгляд это логично: сотрудник в офисе, рядом, всегда на связи. Но если посчитать реальную стоимость штатной единицы, картина становится совсем иной.

Прямые затраты

Зарплата квалифицированного бухгалтера, способного обрабатывать большие объемы документов, варьируется от 70 000 до 120 000 рублей в месяц в зависимости от региона. К этому нужно прибавить:
  • Налоги и взносы: 30–35% сверху.
  • Организация рабочего места: компьютер, лицензии на 1С, доступы к банку, принтер, мебель, аренда рабочего места.
  • Отпуска, больничные, возможные переработки.
В итоге стоимость сотрудника в год составляет от 1,2 до 1,8 млн рублей.

Косвенные затраты

Квалифицированного бухгалтера нужно:
  • искать (чаще через кадровые агентства);
  • адаптировать (а это минимум месяц на погружение);
  • контролировать (особенно в первые месяцы работы);
  • страховать риски (ошибки бухгалтера — ответственность компании).
А ещё — нужно искать замену на время отпуска, больничного, выхода в декрет. То есть бизнес попадает в зависимость от одного человека. Любая ошибка, увольнение или конфликт могут обернуться срывом отчетности, штрафами, блокировкой счетов.

Альтернатива — бухгалтерский аутсорсинг

Важно оценить целесообразность данного подхода. Стоимость услуг аутсорсера часто оказывается на 30–50% ниже, чем содержание штатного специалиста. При этом вы получаете:
  • команду специалистов вместо одного человека;
  • контроль сроков и качества на всех этапах;
  • отсутствие кадровых рисков и затрат на управление;
  • договор с прописанной ответственностью и гарантией результата.

Как сократить сроки подготовки отчетности с помощью бухгалтерского аутсорсинга

Когда первичная документация обрабатывается с задержками, ошибки и потери накапливаются лавинообразно. Приходит время отчетности — и бухгалтер в панике пытается собрать всё воедино, исправить, подать вовремя. Отсюда — стресс, авралы, штрафы и управленческие решения на «глазок».
Аутсорсинг позволяет выстроить другой, стабильный ритм работы:

1. Обработка в течение отчетного месяца

Вместо «сбора документов за квартал» данные по операциям обрабатываются ежедневно или еженедельно. Это значит:
  • к концу месяца — уже готовая база;
  • отчеты строятся не «вдогонку», а в режиме почти реального времени;
  • у руководства есть актуальная информация по выручке, расходам, налоговой нагрузке.

2. Упорядоченный документооборот

Аутсорсинговые компании используют электронный обмен (ЭДО, ТКС, сервисы интеграции с 1С), ведут внутренние реестры и уведомляют о недостающих документах. Это позволяет избежать потерь и держать всё под контролем — без стопок бумаг и Excel-файлов.

3. Централизация ответственности

Нет разделения между «кто оформляет» и «кто проверяет». Взявший вас на аутсорсинг ведет учёт, готовит отчетность, отвечает за точность. Внутренние процессы устроены так, чтобы закрытие месяца занимало 2–4 рабочих дня, а не 2 недели.
Пример: У компании с оборотом 30 млн рублей в год и 10 сотрудниками до перехода на аутсорсинг сдаётся отчетность в последний день, с ошибками в РСВ и путаницей по договорам. После подключения команды — документы приходят в единую папку, а отчёт готов к 3 числу следующего месяца. Руководитель заранее знает налоговую нагрузку и может планировать денежные потоки.

Во сколько обойдется бухгалтерский аутсорсинг при большом объеме первички

Стоимость аутсорсинга зависит от множества факторов: системы налогообложения, количества сотрудников, наличия НДС, объемов документооборота. Важно понимать: чем точнее описаны задачи — тем точнее расчет стоимости.
Для точного расчета стоимости — достаточно заполнить форму на сайте G-Бухгалтерии или связаться с менеджером: расчёт займёт не более 10 минут.

О компании G-Бухгалтерия

G-Бухгалтерия — это бухгалтерский аутсорсинг для малого и среднего бизнеса по всей России. Наша команда работает с компаниями на ОСН, УСН, Патенте и ЕСХН, помогает обрабатывать даже крупные объемы первичных документов, соблюдая все сроки и стандарты.
Мы предлагаем:
  • ведение учета с любого объема документов;
  • быструю адаптацию и минимальное вовлечение клиента;
  • контроль и отчетность без ошибок и штрафов;
  • понятные тарифы и договор с закрепленной ответственностью.
Наши специалисты берут на себя всю рутину — от акта до баланса. У вас остаются только решения и развитие бизнеса.

Хотите упростить учет и сократить издержки?

Передайте первичку в надежные руки. Мы поможем вам:
  • избежать ошибок и штрафов;
  • освободить время команды;
  • снизить расходы на бухгалтерию до 50%.
Оставьте заявку — и уже сегодня мы расскажем, как сделать учет понятным и управляемым.