Статьи

Зачем отдавать первичку на аутсорсинг?

Первичные документы - это база. На их правильном оформлении основана вся система бухучета. И вместе с тем, они часто воспринимаются, как какая-то досадная мелочь и помеха настоящей работе.

Что же делать?

Есть один секретный ингредиент для повышения эффективности и одновременно облегчения вашего бизнеса - передача первички на аутсорсинг.

Зачем вообще отдавать первичку на аутсорсинг?

Затем же, зачем вообще нужно делегирование. Передав на сторону часть работы, вы сможете высвободить ресурсы для развития бизнеса.

Работа с первичной документацией требует внимательности и кропотливости. А еще - навыков работы с программными средствами для ведения первички, с ЭДО, с банками.

При этом, скорость работы весьма немаловажна. От вовремя внесенных или выставленных документов зависит буквально весь учет. Если какие-то операции не отражены своевременно - это может привести к долгосрочным ошибкам и неправильной оценке текущей ситуации.

Аутсорсеры знают все тонкости оформления документов и точно не допустят ошибок.

А еще, аутсорсинговые компании уже имеют обученный персонал - а значит, вам не придется обучать своих сотрудников. Тем более что риск растёт с учетом того, что вы сами скорее всего далеко не самый компетентный в бухгалтерии человек.

Более того, аутсорсеры несут ответственность за свою работу. Так что вы можете быть уверены в том, что документы будут оформлены правильно и вовремя.

Но главное - это выгодно. Аутсорсинг первички обойдется вам дешевле, чем штатный бухгалтер на эту роль.

  • меньше затрат на налоги;
  • не нужно организовывать рабочее место и обучение;
  • аутсорсинг более гибок - платите только за то, что вам реально нужно;
  • существенно снижен риск ошибок, исправление которых потом влетит в копеечку.
Зачем отдавать первичку на аутсорсинг

Кому выгодно передать первичку на аутсорсинг?

В первую очередь - ИП на ОСН и предприятиям малого и среднего бизнеса.

Такие компании и предприниматели далеко не всегда имеют возможность содержать собственный штат бухгалтеров или экономистов. При этом оборот документов не настолько мал, чтобы справляться с этим самостоятельно.

Также аутсорсинг подойдет компаниям, заинтересованным в оптимизации расходов и повышении эффективности работы за счет передачи части функций на аутсорсинг.

Как это происходит на практике?

Работа с аутсорсинговой компанией по оформлению первичной документации обычно происходит следующим образом:

  • Вы заключаете договор с аутсорсинговой компанией на предоставление услуг по оформлению первички. В договоре прописываются сроки исполнения работ, критерии их исполнения, способы передачи необходимых материалов, стоимость, ответственность сторон и прочие полезные вещи.

  • Аутсорсинговая компания предоставляет вам своих специалистов, которые занимаются оформлением документов и их обработкой.

  • Специалисты аутсорсинговой компании работают с вашей документацией, оформляют ее в соответствии с требованиями законодательства и передают вам готовые документы.

  • Вы радуетесь результату и своевременно оплачиваете выполненный объем работ за период.

В целом, важно организовать работу с аутсорсерами так, как удобно именно вам, с учетом важных особенностей.

С какими сложностями можно столкнуться?

Конечно, у аутсорсинга первички есть и свои подводные камни.

Например, вы можете столкнуться с проблемами с коммуникацией. Чтобы этого избежать - нужно обсудить все практические нюансы работы до заключения договора.

Кроме того, вам неизбежно придется адаптироваться к работе с аутсорсинговой компанией, что может потребовать некоторого времени.

Еще аутсорсинг - это снижение возможностей контроля с вашей стороны. Далеко не все даже сейчас успели привыкнуть к удаленной работе, и вам может быть трудно доверять тому, чего не видно.

Для решения этой проблемы - опять же, важно все обговорить до начала сотрудничества. Познакомьтесь с командой, если есть такая возможность, обговорите ваши возможности. Общение - вообще ключ к успеху во многих сферах.

Кроме того, многих предпринимателей беспокоить проблема безопасности данных. Чтобы быть уверенным в сохранности информации, важно выбирать надежных аутсорсеров.

А хороший аутсорсер - это какой?

Перед тем, как выбрать аутсорсинговую компанию, рассмотрите масштаб и продолжительность работы этой компании. Если компания успешно работает на протяжении многих лет, это может служить показателем ее надежности.

Еще один важный фактор надежности исполнителей - наличие в компании специалистов в области юриспруденции, налогообложения, аудита, ИТ и т.д.

Перед подписанием контракта убедитесь, что в нем указаны пункты, устанавливающие финансовую ответственность аутсорсера за качество предоставляемых услуг.

Также при выборе аутсорсинговой компании важно учитывать следующие критерии:

  • Опыт работы компании в области оформления первичной документации.
  • Отзывы клиентов о работе компании.
  • Наличие системы контроля качества услуг.
  • Стоимость услуг компании и предлагаемые условия сотрудничества.

Главное - выбрать надежного аутсорсера, который будет соответствовать всем вашим требованиям и обеспечит качественное выполнение обязанностей.

Грамотно организованная передача первички - ваш пропуск в счастливую жизнь без лишних бумажек.
Налоги Бизнес