Возможно, вы пока не готовы перейти на аутсорсинг, который сам себя контролирует, а вы только получаете результаты.
В таком случае, вот вам подборка советов/инструкций, как контролировать свою бухгалтерию эффективно, не разбираясь в ней.
Для большинства предпринимателей бухгалтерия — это недостижимый уровень бюрократии, ограничений, правил, строгие и выверенные процессы особого “жанра”. Конечно, хочется передать это человеку, который сам выбрал бухгалтерию своей профессией. Пусть он и делает так, чтобы налоговая не докучала и не надо было платить много налогов.
При этом бухгалтерия — такой же важный бизнес-процесс, как и другие, и его нельзя оставлять без контроля.
Если вы решили нанять бухгалтера в штат, обратиться к фрилансеру, или у вас бухгалтерия на аутсорсе (самый безопасный вариант) — вы должны знать, как управлять результатом работы бухгалтерии и понимать, что все в порядке.
В отличие от менеджеров по продажам, рядовых исполнителей и прочих процессов, где цена ошибки настигает внезапно, ошибки бухгалтеров видны не сразу, а когда приходят требования и прочие недовольства налоговой. Порой — даже через несколько лет.
Вполне вероятно, что неточность, допущенная вашим текущим бухгалтером, всплывет через 2 года. Бухгалтера того уже и в помине нет, а разбираться в ошибках прошлого придется новому бухгалтеру или, того хуже, вам самим.
И даже если вы работаете, платите какие-то налоги и вас никто не трогает — это не значит, что все в порядке и вас не настигнет кара ФНС. Рано или поздно приходят ко всем.
Мы собрали для вас важные факторы и методы организации контроля бухгалтерии, даже если вы в ней совсем не разбираетесь.
В таком случае, вот вам подборка советов/инструкций, как контролировать свою бухгалтерию эффективно, не разбираясь в ней.
Для большинства предпринимателей бухгалтерия — это недостижимый уровень бюрократии, ограничений, правил, строгие и выверенные процессы особого “жанра”. Конечно, хочется передать это человеку, который сам выбрал бухгалтерию своей профессией. Пусть он и делает так, чтобы налоговая не докучала и не надо было платить много налогов.
При этом бухгалтерия — такой же важный бизнес-процесс, как и другие, и его нельзя оставлять без контроля.
Если вы решили нанять бухгалтера в штат, обратиться к фрилансеру, или у вас бухгалтерия на аутсорсе (самый безопасный вариант) — вы должны знать, как управлять результатом работы бухгалтерии и понимать, что все в порядке.
В отличие от менеджеров по продажам, рядовых исполнителей и прочих процессов, где цена ошибки настигает внезапно, ошибки бухгалтеров видны не сразу, а когда приходят требования и прочие недовольства налоговой. Порой — даже через несколько лет.
Вполне вероятно, что неточность, допущенная вашим текущим бухгалтером, всплывет через 2 года. Бухгалтера того уже и в помине нет, а разбираться в ошибках прошлого придется новому бухгалтеру или, того хуже, вам самим.
И даже если вы работаете, платите какие-то налоги и вас никто не трогает — это не значит, что все в порядке и вас не настигнет кара ФНС. Рано или поздно приходят ко всем.
Мы собрали для вас важные факторы и методы организации контроля бухгалтерии, даже если вы в ней совсем не разбираетесь.
Что нужно сделать для своего спокойствия
• Учетная система
Это - база. В прямом смысле. От того, насколько выбранная вами учетная система подходит под потребности вашей же компании, зависит очень многое.
Мы в G, например, под каждого клиента разворачиваем облачную версию 1С: Бухгалтерское обслуживание на своих серверах. Это означает:
• Доступ к данным через интернет, нет привязки к конкретному компьютеру.
• Данные находятся в полной сохранности и не теряются при аварийных отключениях электричества, потери соединения и т.д.
• Облако дешевле для вас, как для конечного пользователя — не нужно разворачивать базу на арендованном сервере, что может быть накладно для небольших компаний или ИП, если делать это самостоятельно.
Конечно, это позволяет и вам как собственнику пользоваться облачной 1С, чтобы в нужный момент получить доступ к необходимым данным.
• Бэкапы - залог уверенности и спокойствия
Мы в G, например, под каждого клиента разворачиваем облачную версию 1С: Бухгалтерское обслуживание на своих серверах. Это означает:
• Доступ к данным через интернет, нет привязки к конкретному компьютеру.
• Данные находятся в полной сохранности и не теряются при аварийных отключениях электричества, потери соединения и т.д.
• Облако дешевле для вас, как для конечного пользователя — не нужно разворачивать базу на арендованном сервере, что может быть накладно для небольших компаний или ИП, если делать это самостоятельно.
Конечно, это позволяет и вам как собственнику пользоваться облачной 1С, чтобы в нужный момент получить доступ к необходимым данным.
• Бэкапы - залог уверенности и спокойствия
Бэкап — это ужатая копия текущей базы данных. Если периодически не сохранять данные, в случае форс-мажоров и технических сбоев есть вероятность безвозвратной потери данных. И восстанавливать утерянное будет очень больно — если вообще реально.
Такое часто происходит из-за желания сэкономить. По факту — все сэкономленное непосильным трудом в случае сбоя приходится тратить на восстановление учета. Услуга не из дешевых — порой может обойтись в десятки и сотни тысяч рублей.
Бэкапы желательно автоматизировать и регламентировать процессы, чтобы удобнее контролировать сам факт ведения сохранности данных.
Такое часто происходит из-за желания сэкономить. По факту — все сэкономленное непосильным трудом в случае сбоя приходится тратить на восстановление учета. Услуга не из дешевых — порой может обойтись в десятки и сотни тысяч рублей.
Бэкапы желательно автоматизировать и регламентировать процессы, чтобы удобнее контролировать сам факт ведения сохранности данных.
•Всегда свежие апдейты 1С
Не обновленная вовремя 1С, особенно версии для ведения бухгалтерии — это потрясающая возможность упустить изменения в законах, которые могут привести к ошибкам в ведении учета. Как следствие, вы получите неправильные расчеты налогов и переплаты (или недоплаты, что еще хуже).
Если вы, в том числе обслуживаясь у нас, пользуетесь облачной версией 1С — все обновления приходят автоматически. Не нужно никому доплачивать за ручное обновление программы, все включено в тариф. Если же вы развернули 1С на своих серверах — то и мучиться с обновлениями вам. Если вы когда-нибудь с этим сталкивались, то понимаете о чем мы. Но делать это нужно в любом случае.
• Регламенты работы
Ничто так не украшает жизнь, как дисциплина. На самом деле, регламенты работы нужны в первую очередь не для того, чтобы было за что кого-то депремировать.
В первую очередь их функция — четкое и внятное описание процессов в компании и ответственного за каждый этап, что минимизирует возможность ошибок. Если у каждого вашего сотрудника есть инструкция “Сюда ходи, сюда не ходи”, и он ее знает — вероятность, что все пойдет не туда, гораздо ниже.
Если вы пользуетесь услугами аутсорсеров — у них эти регламенты, безусловно, есть. А для штатных сотрудников их придется делать самостоятельно — методом проб и ошибок. Главное — не ожидайте, что регламент с первого раза получится работоспособным. Сначала он должен пройти проверку самой жизнью и претерпеть множество дополнений.
Сложно? А кому сейчас легко?
А легко сейчас нашим клиентам. Им обо всём этом думать не надо — они просто делают свою работу, пока мы делаем свою.
Вы можете так же — просто оставьте заявку на бухгалтерское сопровождение и перестаньте, наконец, заниматься чуждой вам работой.
Не обновленная вовремя 1С, особенно версии для ведения бухгалтерии — это потрясающая возможность упустить изменения в законах, которые могут привести к ошибкам в ведении учета. Как следствие, вы получите неправильные расчеты налогов и переплаты (или недоплаты, что еще хуже).
Если вы, в том числе обслуживаясь у нас, пользуетесь облачной версией 1С — все обновления приходят автоматически. Не нужно никому доплачивать за ручное обновление программы, все включено в тариф. Если же вы развернули 1С на своих серверах — то и мучиться с обновлениями вам. Если вы когда-нибудь с этим сталкивались, то понимаете о чем мы. Но делать это нужно в любом случае.
• Регламенты работы
Ничто так не украшает жизнь, как дисциплина. На самом деле, регламенты работы нужны в первую очередь не для того, чтобы было за что кого-то депремировать.
В первую очередь их функция — четкое и внятное описание процессов в компании и ответственного за каждый этап, что минимизирует возможность ошибок. Если у каждого вашего сотрудника есть инструкция “Сюда ходи, сюда не ходи”, и он ее знает — вероятность, что все пойдет не туда, гораздо ниже.
Если вы пользуетесь услугами аутсорсеров — у них эти регламенты, безусловно, есть. А для штатных сотрудников их придется делать самостоятельно — методом проб и ошибок. Главное — не ожидайте, что регламент с первого раза получится работоспособным. Сначала он должен пройти проверку самой жизнью и претерпеть множество дополнений.
Сложно? А кому сейчас легко?
А легко сейчас нашим клиентам. Им обо всём этом думать не надо — они просто делают свою работу, пока мы делаем свою.
Вы можете так же — просто оставьте заявку на бухгалтерское сопровождение и перестаньте, наконец, заниматься чуждой вам работой.
Что нужно контролировать регулярно
• Первичка
Это — база. Да, тоже база. Один невовремя или неправильно оформленный документ — и расхождение пойдет дальше по всем бизнес-процессам. Распутывать этот клубок придется долго. А от правильности внесения и проверки первичных документов, между прочим, зависят ваши налоги.
Если вы пользуетесь ЭДО — проблем с этим быть не должно. Там сложно пропустить нужный документ, не отправить, не подписать — всё сразу видно.
Если же нет — вам обязательно нужна регулярная сверка по первичке.
•Корректное оформление документов
Проще всего создать сводные таблицы, в которые ваши бухгалтера будут вносить все необходимые данные по оформленным ими документам. Тогда вы в любой момент сможете сверить итоговые суммы или количества транзакций с данными из системы учета, и быстро заметите любое расхождение.
Чем чаще проходят такие сверки — тем проще будет исправить любую ошибку. Поверьте, “копать” документы на год назад в поисках одной невнесенной бумажки — удовольствие ниже среднего.
• Отрицательные остатки
ут все просто. Если вы открываете баланс или иной сводный документ в 1С, а там что-то красное — у вас есть отрицательные остатки.
Как правило, это значит, что компания потратила больше ресурсов, чем имеет. То ли какой документ прихода не внесен, а материал купленный уже потратили, то ли что-то списали два раза, а купили один — вариантов допустить ошибку великое множество.
И чем меньше транзакций произошло за проверяемый период — тем проще все исправить. Особенно это важно перед сдачей квартальной и ежегодной отчетности — тут проверка отрицательных остатков обязательна.
• Ведение учета бухгалтерской отчетности
Раз мы уже заговорили об отчетности — да, тут тоже нужен контроль. У вас должен быть полный список отчетности, которую вам нужно сдавать, с графиком сдачи.
В системах электронной сдачи отчетности такие графики уже реализованы, как и возможность быстро посмотреть, все ли у вас сдано и все ли отчеты приняты.
• Налоги
Тут как с отчетностью — вы всегда должны знать, какие налоги уже оплатили, а какие оплаты и когда еще предстоят. И обязательно ежеквартально сверяйтесь с налоговой — там такие же люди и такая же техника, и они тоже могут допустить ошибку.
Просто проверяйте, что все ваши оплаты до налоговой действительно дошли. Доказать что-то спустя длительный период будет уже сложнее.
• Сверка бухгалтерских, управленческих и налоговых данных
Вы ведете свой учет, бухгалтерия — свой, налоговая тоже не отстает. И ситуация, когда во всех трех отчетах — три разные цифры, вообще не редкость. Ежемесячная сверка данных поможет не только устранить конкретные ошибки, но и найти слабые места в учете.
Может, бухгалтеру регулярно недодают какие-то документы? Или, наоборот, бухгалтер регулярно забывает о внесении какой-то определенной группы данных? Зная об этом, вы сможете что-то поменять в бизнес-процессах, или в персонале, и устранить эту ошибку.
Это — база. Да, тоже база. Один невовремя или неправильно оформленный документ — и расхождение пойдет дальше по всем бизнес-процессам. Распутывать этот клубок придется долго. А от правильности внесения и проверки первичных документов, между прочим, зависят ваши налоги.
Если вы пользуетесь ЭДО — проблем с этим быть не должно. Там сложно пропустить нужный документ, не отправить, не подписать — всё сразу видно.
Если же нет — вам обязательно нужна регулярная сверка по первичке.
•Корректное оформление документов
Проще всего создать сводные таблицы, в которые ваши бухгалтера будут вносить все необходимые данные по оформленным ими документам. Тогда вы в любой момент сможете сверить итоговые суммы или количества транзакций с данными из системы учета, и быстро заметите любое расхождение.
Чем чаще проходят такие сверки — тем проще будет исправить любую ошибку. Поверьте, “копать” документы на год назад в поисках одной невнесенной бумажки — удовольствие ниже среднего.
• Отрицательные остатки
ут все просто. Если вы открываете баланс или иной сводный документ в 1С, а там что-то красное — у вас есть отрицательные остатки.
Как правило, это значит, что компания потратила больше ресурсов, чем имеет. То ли какой документ прихода не внесен, а материал купленный уже потратили, то ли что-то списали два раза, а купили один — вариантов допустить ошибку великое множество.
И чем меньше транзакций произошло за проверяемый период — тем проще все исправить. Особенно это важно перед сдачей квартальной и ежегодной отчетности — тут проверка отрицательных остатков обязательна.
• Ведение учета бухгалтерской отчетности
Раз мы уже заговорили об отчетности — да, тут тоже нужен контроль. У вас должен быть полный список отчетности, которую вам нужно сдавать, с графиком сдачи.
В системах электронной сдачи отчетности такие графики уже реализованы, как и возможность быстро посмотреть, все ли у вас сдано и все ли отчеты приняты.
• Налоги
Тут как с отчетностью — вы всегда должны знать, какие налоги уже оплатили, а какие оплаты и когда еще предстоят. И обязательно ежеквартально сверяйтесь с налоговой — там такие же люди и такая же техника, и они тоже могут допустить ошибку.
Просто проверяйте, что все ваши оплаты до налоговой действительно дошли. Доказать что-то спустя длительный период будет уже сложнее.
• Сверка бухгалтерских, управленческих и налоговых данных
Вы ведете свой учет, бухгалтерия — свой, налоговая тоже не отстает. И ситуация, когда во всех трех отчетах — три разные цифры, вообще не редкость. Ежемесячная сверка данных поможет не только устранить конкретные ошибки, но и найти слабые места в учете.
Может, бухгалтеру регулярно недодают какие-то документы? Или, наоборот, бухгалтер регулярно забывает о внесении какой-то определенной группы данных? Зная об этом, вы сможете что-то поменять в бизнес-процессах, или в персонале, и устранить эту ошибку.
Это — основные точки контроля, которые позволят вам держать руку на пульсе. 90% ошибок и расхождений приходится на всё вышеперечисленное.
Но если вы действительно хотите быть спокойными за ваш бухгалтерский учет — нужен хотя бы периодический взгляд со стороны.
Не пренебрегайте услугами бухгалтерского аудита. Слишком часто в нашей работе встречаются ситуации, когда одна и та же ошибка повторяется годами, потому что “Мы всегда так делали, и всё было нормально”.
Схемы работы меняются, меняется ваш бизнес, меняются законы.
То, что работало и было правильно при открытии компании — сегодня может быть не просто ошибкой, а нарушением законодательства.
Если у вас есть какие-то вопросы по правильной организации работы бухгалтерии — вы также можете оставить заявку на бесплатную консультацию. Всё объясним и расскажем — нам не сложно.
Недавно, в одной из предыдущих статей рассказали, как выбрать налоговый режим, чтобы не переплачивать налоги.
Но если вы действительно хотите быть спокойными за ваш бухгалтерский учет — нужен хотя бы периодический взгляд со стороны.
Не пренебрегайте услугами бухгалтерского аудита. Слишком часто в нашей работе встречаются ситуации, когда одна и та же ошибка повторяется годами, потому что “Мы всегда так делали, и всё было нормально”.
Схемы работы меняются, меняется ваш бизнес, меняются законы.
То, что работало и было правильно при открытии компании — сегодня может быть не просто ошибкой, а нарушением законодательства.
Если у вас есть какие-то вопросы по правильной организации работы бухгалтерии — вы также можете оставить заявку на бесплатную консультацию. Всё объясним и расскажем — нам не сложно.
Недавно, в одной из предыдущих статей рассказали, как выбрать налоговый режим, чтобы не переплачивать налоги.
