Представьте: вы обращаетесь к своему бухгалтеру или аутсорсеру с запросом на предоставление доступа к вашей собственной базе данных, и получаете… ничего. Или вам заявляют, что за передачу этой самой базы нужно заплатить кругленькую сумму.
Представили? А некоторым и представлять не надо!
Почему же так происходит? И как сделать так, чтобы такая ситуация осталась в кошмарах и не вышла в реальность? У нас есть, что сказать по этому поводу!
Представили? А некоторым и представлять не надо!
Почему же так происходит? И как сделать так, чтобы такая ситуация осталась в кошмарах и не вышла в реальность? У нас есть, что сказать по этому поводу!
Почему вам может понадобиться доступ к базе
Причин - великое множество. Выделили для вас самые частые:
При любых плановых и внеплановых проверках организации проверяющие могут запросить доступ к базе для ее анализа. Не дать такой доступ - это, как минимум, будет выглядеть подозрительно. Может, вам есть, что скрывать, а?
Примерно то же самое, но уже с вашей стороны. Для аудита вашей бухгалтерской информации понадобится доступ к вашим данным. Без них не получится.
Потенциальному покупателю явно потребуется доступ к вашей бухгалтерии, чтобы убедиться, что все соответствует его ожиданиям. Не многие готовы купить кота в мешке. Хотя это они зря - коты классные.
Тут, вроде, все понятно. Если по какой-либо причине вы решите прекратить сотрудничество с текущей аутсорсинговой фирмой, вам потребуется доступ ко всей информации, чтобы перенести ее на новое место.
Обращаться к прошлому в бухгалтерии приходится постоянно - уточнения, возможные неточности или чтобы просто узнать какие-то сведения. Делать такие обращения к прошлым периодам через аутсорсеров далеко не всегда удобно - значительно приятнее и быстрее сделать это самостоятельно.
Но главная причина - то, что в этой базе по сути ваш бизнес. Причины, по которым вы хотите ее забрать - это уже вторично, и объяснять их вы не обязаны.
Важно помнить, что передача бухгалтерии на аутсорс не должна означать потерю контроля над данными.
- Нужно предоставить базу контролирующим органам
При любых плановых и внеплановых проверках организации проверяющие могут запросить доступ к базе для ее анализа. Не дать такой доступ - это, как минимум, будет выглядеть подозрительно. Может, вам есть, что скрывать, а?
- Планируется проведение аудита
Примерно то же самое, но уже с вашей стороны. Для аудита вашей бухгалтерской информации понадобится доступ к вашим данным. Без них не получится.
- Бизнес готовится к продаже
Потенциальному покупателю явно потребуется доступ к вашей бухгалтерии, чтобы убедиться, что все соответствует его ожиданиям. Не многие готовы купить кота в мешке. Хотя это они зря - коты классные.
- Договор с аутсорсером расторгается
Тут, вроде, все понятно. Если по какой-либо причине вы решите прекратить сотрудничество с текущей аутсорсинговой фирмой, вам потребуется доступ ко всей информации, чтобы перенести ее на новое место.
- Вам не нужны посредники при обращении к прошлым периодам
Обращаться к прошлому в бухгалтерии приходится постоянно - уточнения, возможные неточности или чтобы просто узнать какие-то сведения. Делать такие обращения к прошлым периодам через аутсорсеров далеко не всегда удобно - значительно приятнее и быстрее сделать это самостоятельно.
Но главная причина - то, что в этой базе по сути ваш бизнес. Причины, по которым вы хотите ее забрать - это уже вторично, и объяснять их вы не обязаны.
Важно помнить, что передача бухгалтерии на аутсорс не должна означать потерю контроля над данными.
Почему недобросовестные бухгалтеры или аутсорсеры могут отказать
• Данные нескольких клиентов хранятся в одном пространстве
И да, там действительно без дополнительных танцев с бубном очень непросто выделить данные определенного клиента.
Вот только это не должно быть вашей проблемой. Такая практика может быть оправдана только в случае, если компании, базы которых хранятся в одном пространстве, являются частью одной группы компаний.
Во всех остальных случаях - это желание аутсорсинговой компании сэкономить. Желание похвальное, но при чем тут вы?
• По договору база - собственность аутсорсинговой компании
В таких случаях, клиент обычно получает только регистры, оборотно-сальдовые ведомости и т.п. вместо нормального архива данных.
Это может быть отчасти оправдано, если вы фактически приобретаете интеллектуальную собственность компании-аутсорсера.
По закону сама база данных является интеллектуальной собственностью. А вот данные внутри нее принадлежат непосредственно предпринимателю.
Если аутсорсинговая компания использует свои собственные разработки и IT-решения в процессе учета, то требование оплаты за передача базы может быть оправдано. Но предмет продажи, в данном случае, не архивные данные как таковые, а именно интеллектуальные решения компании. Читайте договор внимательно.
Если дело действительно в интеллектуальной собственности - аутсорсеры обычно не отказывают в передаче базы. Просто предлагают вам оплатить это.
А вот в следующем случае…
• База велась с ошибками, или ее вообще нет
Самый печальный случай. Конечно, если вам предоставляют липовые отчеты на коленке, а сама база выглядит как первомайская демонстрация - вся в красных флагах, то вам ее вряд ли отдадут. Нет тела - нет дела.
И да, там действительно без дополнительных танцев с бубном очень непросто выделить данные определенного клиента.
Вот только это не должно быть вашей проблемой. Такая практика может быть оправдана только в случае, если компании, базы которых хранятся в одном пространстве, являются частью одной группы компаний.
Во всех остальных случаях - это желание аутсорсинговой компании сэкономить. Желание похвальное, но при чем тут вы?
• По договору база - собственность аутсорсинговой компании
В таких случаях, клиент обычно получает только регистры, оборотно-сальдовые ведомости и т.п. вместо нормального архива данных.
Это может быть отчасти оправдано, если вы фактически приобретаете интеллектуальную собственность компании-аутсорсера.
По закону сама база данных является интеллектуальной собственностью. А вот данные внутри нее принадлежат непосредственно предпринимателю.
Если аутсорсинговая компания использует свои собственные разработки и IT-решения в процессе учета, то требование оплаты за передача базы может быть оправдано. Но предмет продажи, в данном случае, не архивные данные как таковые, а именно интеллектуальные решения компании. Читайте договор внимательно.
Если дело действительно в интеллектуальной собственности - аутсорсеры обычно не отказывают в передаче базы. Просто предлагают вам оплатить это.
А вот в следующем случае…
• База велась с ошибками, или ее вообще нет
Самый печальный случай. Конечно, если вам предоставляют липовые отчеты на коленке, а сама база выглядит как первомайская демонстрация - вся в красных флагах, то вам ее вряд ли отдадут. Нет тела - нет дела.
Законно ли это?
Если вы сами подписали договор с такими условиями - скорее всего, да. Именно поэтому важно тщательно изучить договор с аутсорсерами перед его подписанием и обсудить все вопросы, связанные с доступом к данным.
Во всех остальных случаях - вы имеете право требовать ваши данные. То, что их сложно вычленить или не существует вовсе - не ваша печаль.
И, конечно, вы вправе предъявить претензию, если учет велся с ошибками. Только не путайте, гневное сообщение в мессенджер - это не претензия.
Претензия должна быть оформлена на официальном бланке и содержать подробное описание допущенной ошибки, а также ее последствий. Также следует предложить решение проблемы: исправить ошибку самостоятельно, компенсировать расходы на ее устранение или возместить причиненный ущерб.
Во всех остальных случаях - вы имеете право требовать ваши данные. То, что их сложно вычленить или не существует вовсе - не ваша печаль.
И, конечно, вы вправе предъявить претензию, если учет велся с ошибками. Только не путайте, гневное сообщение в мессенджер - это не претензия.
Претензия должна быть оформлена на официальном бланке и содержать подробное описание допущенной ошибки, а также ее последствий. Также следует предложить решение проблемы: исправить ошибку самостоятельно, компенсировать расходы на ее устранение или возместить причиненный ущерб.
И как же этого избежать?
Главное - тщательно выбирать, с кем сотрудничаете.
При заключении договора с аутсорсинговой компанией важно уточнить, как будет передаваться база данных в случае расторжения контракта. Если аутсорсер избегает ответа на этот вопрос или пытается уклониться от него - подумайте, нужен ли вам такой аутсорсер. Наемных бухгалтеров это тоже касается.
В договоре необходимо четко прописать все аспекты, связанные с использованием базы данных 1С:
Давайте начистоту - все нормальные люди понимают, что данные в базе - ваши, и вы должны иметь к ним доступ. Если кто-то так не считает - не нам их судить. У нас если что, вся база хранится в облаке и доступна для пользователей в любой момент.
Ваша база - одна из камер сердца вашего бизнеса. Выбирайте правильных исполнителей, которые помогут приумножить богатство, а не заберут его себе!
При заключении договора с аутсорсинговой компанией важно уточнить, как будет передаваться база данных в случае расторжения контракта. Если аутсорсер избегает ответа на этот вопрос или пытается уклониться от него - подумайте, нужен ли вам такой аутсорсер. Наемных бухгалтеров это тоже касается.
В договоре необходимо четко прописать все аспекты, связанные с использованием базы данных 1С:
- База данных должна быть предназначена только для вашей компании и не использоваться совместно с другими клиентами.
- Архивная копия базы должна предоставляться регулярно - ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.
- По завершении сотрудничества аутсорсинговая компания должна передать базу данных вместе с пояснительной запиской в течение 14 дней.
- Условия о материальной ответственности за возможные ошибки в работе аутсорсера также важно прописать отдельно.
Давайте начистоту - все нормальные люди понимают, что данные в базе - ваши, и вы должны иметь к ним доступ. Если кто-то так не считает - не нам их судить. У нас если что, вся база хранится в облаке и доступна для пользователей в любой момент.
Ваша база - одна из камер сердца вашего бизнеса. Выбирайте правильных исполнителей, которые помогут приумножить богатство, а не заберут его себе!
