Многие предприниматели, особенно на старте или в малом бизнесе, воспринимают кадровый учет как некую второстепенную, бюрократическую нагрузку. Ну, взял человека на работу, договорился, плати зарплату – и все. «Зачем мне эти бумажки, когда у меня всего пара сотрудников?» – думают они. Это опасное заблуждение. Отсутствие или неправильное ведение кадрового делопроизводства – это не просто "мелочь", это мина замедленного действия под вашим бизнесом, которая в любой момент может взорваться многотысячными штрафами от трудовой инспекции или, что еще хуже, судебными исками от бывших сотрудников, требующих восстановления на работе, выплаты зарплаты за вынужденный прогул и компенсации морального вреда.
Представьте себе Игоря, владельца небольшой веб-студии. Он нанял талантливого программиста без оформления трудового договора, лишь на основании устной договоренности и нескольких электронных писем. «Начнем работать, а потом оформим», – решил Игорь. Программист проработал полгода, а затем, поссорившись с Игорем, обратился в трудовую инспекцию, заявив, что он не был оформлен, не получал отпускных, а его зарплата выплачивалась «в конверте». Итог: штраф для ИП за каждого неоформленного сотрудника – от 50 000 до 100 000 рублей (а для юрлица – до 200 000 рублей!), предписание об устранении нарушений, доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период работы «в тени», и судебное разбирательство, которое он проиграл, так как не смог доказать, что трудовых отношений не было. Сэкономленные на оформлении деньги обернулись огромными потерями и подорванной репутацией.
Кадровый хаос: Какие "мелочи" оборачиваются большими проблемами?
Кадровый учет – это система документов, которая регулирует отношения между работодателем и сотрудником. Она защищает обе стороны, но в первую очередь – работодателя от необоснованных претензий.
1. Отсутствие или неверное оформление трудовых отношений: Главный враг малого бизнеса
Это наиболее распространенная и дорогая ошибка. Многие путают трудовой договор с договором ГПХ (гражданско-правового характера) или вообще обходятся без документов.
●Подмена трудового договора договором ГПХ: Если по факту человек выполняет регулярную работу, подчиняется внутреннему распорядку, получает фиксированную оплату – это трудовые отношения, даже если документ называется «договор услуг». За подмену – штрафы, доначисление взносов.
●Устная договоренность: «Я же ему платил!» – это не аргумент для трудовой инспекции. Отсутствие письменного договора означает автоматическое признание трудовых отношений в суде, и все риски ложатся на работодателя.
Ключевой факт: Трудовая инспекция может прийти с проверкой не только по жалобе сотрудника, но и по другим причинам (например, в рамках плана проверок). Обнаружив нарушения, инспектор не только оштрафует, но и обяжет устранить их, что может быть очень затратно.
2. Ошибки в локальных нормативных актах: Отсутствие "правил игры"
Помимо трудовых договоров, в любой компании должны быть внутренние документы, регулирующие ключевые аспекты работы.
●Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): Это основной документ, регламентирующий режим работы, отдыха, ответственность сотрудников. Его отсутствие – штраф.
●Положение об оплате труда и премировании: Как начисляется зарплата, премии, надбавки? Без четких правил могут возникнуть споры и претензии.
●Положение о персональных данных: Как вы собираете, храните и обрабатываете личные данные сотрудников? Это критично в свете ужесточения законодательства.
Пример: Владелец небольшого ООО решил уволить сотрудника «по статье» за прогул. Но поскольку в компании не было утвержденного Положения о дисциплинарных взысканиях и ПВТР, где четко прописан порядок учета рабочего времени и отсутствий, суд признал увольнение незаконным. Сотрудник был восстановлен, а компания выплатила ему зарплату за вынужденный прогул и моральный вред.
3. Неправильное оформление отпусков, больничных, командировок: Мины замедленного действия
Каждый из этих, казалось бы, рутинных процессов требует четкого документального оформления.
●Отпуска: Отсутствие графика отпусков, неправильный расчет отпускных, несвоевременная их выплата – все это предмет для штрафов.
●Больничные: Неверный расчет пособия по временной нетрудоспособности или отказ в его выплате – прямое нарушение прав сотрудника.
●Командировки: Отсутствие приказа, авансового отчета, неверная компенсация расходов – также может привести к претензиям.
Аналогия: Кадровый учет – это как иммунная система вашего бизнеса. Если она сильна, она защищает вас от внешних угроз (проверок, судов). Если слаба, любая "инфекция" (жалоба сотрудника) может привести к серьезным последствиям.
4. Ошибки при увольнении: Самый частый путь в суд
Процесс увольнения – один из самых рискованных в кадровом делопроизводстве. Ошибки здесь практически гарантируют иск.
●Несоблюдение процедуры: Увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению – у каждого типа своя строгая процедура. Любое отклонение – повод для восстановления сотрудника через суд.
●Невыплата всех причитающихся сумм: Неверный расчет компенсации за неиспользованный отпуск, задержка выдачи трудовой книжки, невыплата окончательного расчета – все это приведет к пеням и штрафам.
Практические советы: Как выстроить надежный кадровый учет
- Оформляйте каждого сотрудника документально: Неважно, на какой срок и на какую должность – всегда заключайте трудовой договор или договор ГПХ (если он действительно ГПХ). Убедитесь, что договор соответствует законодательству.
- Разработайте и утвердите основные локальные нормативные акты: ПВТР, Положение об оплате труда. Ознакомьте с ними всех сотрудников под роспись.
- Ведите кадровый документооборот педантично: Приказы о приеме, увольнении, отпусках, командировках. Все документы должны быть подписаны и храниться.
- Соблюдайте сроки: Зарплата, отпускные, пособия – все должно быть выплачено вовремя. Отчеты сданы в срок.
- Не пытайтесь сэкономить на кадровом учете: Оплата услуг специалиста по кадровому делопроизводству в разы меньше возможных штрафов и судебных издержек.
Кадровый учет – это не просто набор скучных бумаг, а фундаментальная основа для защиты вашего бизнеса. Игнорирование его правил – это прямой путь к неожиданным проверкам, многотысячным штрафам и изнурительным судебным разбирательствам, которые могут надолго парализовать работу даже самого успешного предприятия. Не позволяйте типичным ошибкам в кадровом делопроизводстве привести вас к искам сотрудников и претензиям трудовой инспекции. gbooh.ru предлагает профессиональную услугу кадрового учета, которая обеспечит полное соответствие законодательству, минимизирует риски и даст вам уверенность в том, что все ваши сотрудники оформлены правильно, а ваш бизнес защищен от неприятных сюрпризов.
